Bien que l'on ait identifié certains éléments d 'un cadre de gestion sain dans plusieurs opérations de comptes créditeurs, les responsables de la vérification ont conclu que certains secteurs présentaient des risques. On peut remédier à cela grâce à l'élaboration de processus cohérent s reli é s aux comptes créditeurs et à l'évaluation formelle des risques, à des mesures de rendement adéquates, ainsi qu'à un recours accru à des mécanismes de contrôle et à une technologie de l'information rentable.

Bien que les activités liées aux comptes créditeurs aient été gérées de façon satisfaisante et que l'on n'ait trouvé ni occurrence de fraude ni paiement inapproprié important, on a relevé un bon nombre d'occurrences de non-conformité aux politiques.

Les politiques et les procédures relatives aux comptes créditeurs étaient conformes aux politiques du CT, même si certaines n'étaient pas à jour. La GGC dispose actuellement d'une initiative de modernisation de toutes les politiques et procédures.

Il n'existait ni norme générale ni structure organisationnelle approuvée.

Les responsabilités et les rôles n'étaient ni clairement définis, ni interprétés, ni appliqués de façon cohérente dans la GRC.

Le Centre de décision en matière d'opérations comptables a élaboré un module de formation sur les comptes créditeurs. La formation dispensée au personnel chargé des comptes créditeurs n'était pas toujours opportune ou cohérente.

Au niveau de l'organisation, il n'existait aucun processus officiel en vue de l'évaluation et de la définition des secteurs à risque élevé en ce qui a trait aux comptes créditeurs.

La communication entre la Direction générale et les régions s'est améliorée, et l'on a recours à une série de méthodes.

Il n'existait aucune norme de procédure et, par conséquent, les processus de comptes créditeurs variaient d'une région à l'autre. La GGC a lancé un projet d'amélioration des processus internes grâce auquel on peut examiner les normes et les procédures en cours.

La fonctionnalité du système TEAM a contribué à la pertinence et à l'efficacité du contrôle interne des comptes créditeurs, ce qui assurait le traitement efficient des transactions. Toutefois, les membres du personnel chargés des comptes créditeurs étaient nombreux à ne pas se servir efficacement du système TEAM.

En comparaison des normes de l'industrie, la GRC affichait un coût moindre par facture; néanmoins, les petits bureaux affichaient des coûts supérieurs par facture et un taux d'erreurs supérieur. Aucun processus général de contrôle de rendement n'était disponible.

La mise en place d'une autorisation axée sur le rôle dans le système TEAM s'est avérée efficace quant à l'accès autorisé et à la séparation adéquate des tâches. Toutefois, on a relevé, dans certains cas, que le personnel chargé des comptes créditeurs effectuait des tâches incompatibles.

. Autorisation électronique - contrôle adéquat.
. Article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) - certains éléments ne sont pas toujours satisfaisants
. Article 32 de la LGFP - il n'est pas toujours exécuté adéquatement, mais des améliorations importantes ont eu lieu depuis la vérification interne de passation de marché (exercice 2002-2003).
. Article 34 de la LGFP - il n'est pas toujours exécuté adéquatement.

. Les duplicatas, les pièces de journal et les règlements interministériels sont efficacement contrôlés et gérés.
. L'exactitude et l'intégralité des renseignements financiers pourraient être améliorées, ainsi que la rapidité des paiements.
. Il existe des opportunités d'améliorer l'efficience et l'efficacité en réduisant le recours aux transactions de la comptabilité bancaire ministérielle et en augmentant le recours au versement périodique et aux cartes d'achat (pour les achats de faible valeur).

Même si les politiques et les procédures étaient cohérentes avec les politiques du CT, certaines n'étaient pas à jour.

Le Centre de décision en matière d'opérations comptables devrait s'assurer que l'initiative de modernisation des politiques remplit toutes les exigences de la politique liées aux activités de comptes créditeurs.

En tant qu'initiative de modernisation des politiques, le Centre de décision en matière d'opérations comptables a terminé la revue de toutes les politiques liées aux comptes créditeurs et a fait en sorte que les nouvelles politiques reflètent tous les règlements ainsi que les politiques du Conseil du Trésor qui traitent des comptes créditeurs.

Cet exercice s'est terminé en novembre 2004.

La structure, les rôles et les responsabilités de l'organisation, ainsi que les procédures et les processus liés aux comptes créditeurs n'étaient pas clairement définis et variaient d'une région à l'autre.

Le Centre de décision en matière d'opérations comptables devrait envisager de mettre en ouvre une structure organisationnelle des comptes créditeurs cohérente, appuyée par des rôles, des responsabilités, des processus, des procédures et des programmes de formation clairement définis, afin de s'assurer que les exigences de la politique et du règlement à appliquer sont remplies.

Afin de remédier aux pratiques non efficientes du secteur de la formation, du partage des meilleures pratiques et du contrôle, le Centre de décision en matière d'opérations comptables élaborera, en consultation avec les services régionaux des opérations comptables, une structure organisationnelle cohérente des comptes créditeurs, définira clairement et documentera les responsabilités et les rôles inhérents aux fonctions des comptes créditeurs.

Les services régionaux des opérations comptables mettront en ouvre la nouvelle structure, les nouveaux rôles et les nouvelles responsabilités et élimineront les bureaux satellites.

Cela se fera sur une période de douze mois.

Grâce à la structure d'autorité axée sur le rôle, on a pu assurer une autorisation adéquate; toutefois, les exigences de l'article 33 de la LGFP n'étaient pas remplies.

Le Centre de décision en matière d'opérations comptables devrait élaborer des critères quant aux transactions à risque élevé et un plan d'échantillonnage quant aux transactions à faible risque.

Le cadre comptable daté de septembre 2004 et élaboré par le Centre de décision en matière d'opérations comptables permet la vérification préalable des transactions à risque élevé par les agents responsables de l'application de l'article 33. De plus, le cadre établit un montant déterminant par transaction qui nécessiterait une vérification à posteriori par ces mêmes agents. Le plan d'échantillonnage n'est pas couvert dans le cadre; cet élément sera élaboré par le Centre de décision en matière d'opérations comptables en vue de sa mise en ouvre par les agents responsables de l'application de l'article 33.

Cela sera fait avant le 31 janvier 2006.

Il faut établir une évaluation des risques plus officielle, élaborer des mesures de rendement et contrôler l'efficience et l'efficacité des comptes créditeurs.

Le Centre de décision en matière d'opérations comptables devrait mettre en ouvre une évaluation des risques officielle et une mesure de rendement régulière de la fonction des comptes créditeurs.

Un modèle de risque portant sur les comptes créditeurs sera élaboré par le Centre de décision en matière d'opérations comptables afin de fournir un processus d'évaluation des risques officiel. Une fois terminé, le modèle sera transmis aux régions, afin que celles-ci l'intègrent au processus d'évaluation des risques régional en cours.

Cela sera fait avant le 31 mars 2006.