Vérification du Plan d’investissement

Rapport final : avril 2011. Vérification interne.

Table des matières

• Résumé
• 1. Réponse de la direction
• 2. Contexte
• 3. Objectifs, portée et méthodologie de la vérification
• 4. Constats de vérification, recommandations et plans d’action de la direction
• 5. Conclusions
• Annexe A - Politique
• Annexe B - Critères de vérification - Objectifs 1, 2 et 3

Résumé

Cette vérification avait pour but d’évaluer la conformité des marchés et des transactions immobilières dont la valeur se situait entre les anciennes limites et les nouvelles, de même que la pertinence et l’efficacité du cadre de contrôle de gestion à leur appui.

Au moment de la vérification, la GRC n’exerçait ses nouveaux pouvoirs que pour cinq des 26 transactions possibles prévues dans le volet immobilier du Plan d’investissement. Les directeurs régionaux de la Gestion de l’actif et des Acquisitions étaient en poste depuis moins de deux ans. De nombreux changements avaient été mis en train à la Gestion générale de la Direction générale (DG) et dans les régions afin de soutenir la mise en oeuvre du volet immobilier du Plan d’investissement et l’application des pouvoirs délégués accrus qui avaient été conférés à la GRC.

La vérification a révélé que la GRC exerçait ses pouvoirs délégués accrus en conformité avec ses propres politiques et celles du CT, mais que le cadre de contrôle de gestion à l’appui du volet immobilier du Plan d’investissement continuait toujours d’évoluer. Cet état de fait, constaté tout au long de la vérification, a réduit la pertinence et l’efficacité du cadre de contrôle de gestion applicable au volet immobilier du Plan d’investissement et soulève des possibilités d’amélioration aux chapitres des politiques, de la définition des rôles et des responsabilités, de la formation, des activités de surveillance et de rapport, ainsi que de la gouvernance.

Certaines mesures précises s’imposent :

• Veiller à ce que les avis de politique et les documents d’orientation sur le volet immobilier du Plan d’investissement soient publiés dans l’InfoWeb de la GRC.
• Mettre la dernière main à la définition des rôles et des responsabilités de la Gestion générale de la DG en ce qui a trait au volet immobilier du Plan d’investissement et les communiquer aux régions.
• Veiller à ce qu’une formation soit donnée au personnel des bureaux régionaux de la Gestion de l’actif et des Acquisitions.
• Veiller au rapprochement des données concernant le volet immobilier du Plan d’investissement, y compris des informations fournies par les régions.
• Veiller à ce que le mandat du Conseil national d’investissement de l’actif soit clarifié de manière à préciser la nature des décisions qui lui incombent.

1. Réponse de la direction

La direction souhaite remercier le Groupe de la Vérification interne d’avoir mené cette vérification. Nous approuvons de façon générale les constats et les recommandations qui en sont issus, et nous sommes particulièrement satisfaits de la conclusion reconnaissant que l’exercice des pouvoirs financiers accrus se fait de manière judicieuse et conforme aux politiques du CT.

Comme suite à la vérification, la direction a dressé un plan d’action pour chaque recommandation. Nous tenons également à faire les observations et les commentaires suivants au sujet de certains constats.

La participation de la GRC à l’Initiative de planification des investissements du CT s’inscrivait dans un projet pilote dont la mise en oeuvre n’en était qu’aux stades préliminaires. Les politiques, les rôles et les responsabilités de la GRC continuent donc d’évoluer dans une perspective d’amélioration de la gouvernance générale.

Les possibilités d’amélioration signalées découlent en grande partie du fait que les politiques du CT en matière de planification des investissements sont nouvelles et que les procédures relatives à leur mise en application ne sont pas encore tout à fait arrêtées. Il a donc été nécessaire d’aborder la délégation des pouvoirs de manière prudente et graduelle. Nous nous sommes employés en premier lieu à assurer la conformité intégrale aux politiques applicables tout en renforçant les capacités internes et les cadres de gouvernance et de contrôle de gestion connexes.

La direction s’engage à exécuter le plan d’action qu’elle a établi pour chaque recommandation.

Le dirigeant principal des Finances et de l’Administration,
Alain P. Séguin

2. Contexte

La GRC est l’un des quatre organismes¹ qui ont participé à la mise en oeuvre pilote de la Politique de planification des investissements et de la Politique sur la gestion des projets du CT.

La vérification du Plan d’investissement a porté sur les marchés, les transactions immobilières et le cadre de contrôle de gestion à leur appui.

La Gestion générale de la DG se charge de l’orientation stratégique des activités de la GRC en matière d’acquisitions et d’immobilier sur le plan national. Les bureaux régionaux de la Gestion de l’actif et des Acquisitions s’occupent pour leur part des transactions relatives aux acquisitions et aux biens immobiliers (sous réserve des limites établies). La GRC est responsable de 2 429 propriétés et assure la gestion de 3 027 immeubles représentant une surface utile de 1 106 646 m2 et occupant 1 488 hectares de terrain. Selon la mise à jour du Plan d’investissement préparée à l’automne 2010, les dépenses en capital et au chapitre du fonctionnement et de l’entretien ont totalisé 120,3 M$ pour le volet immobilier et 385,7 M$ pour l’ensemble du Plan d’investissement en 2009-2010.

Seulement 26 des transactions prévues dans le Plan d’investissement daté de novembre 2008 et approuvé par le CT en mars 2009 se situaient à l’intérieur des nouvelles limites établies quant aux pouvoirs délégués à la GRC. Au moment de la vérification, la GRC n’exerçait ces pouvoirs que pour cinq transactions (dont une demande d’offre à commandes pour l’obtention de services d’A et G à l’appui de plusieurs projets énumérés dans le Plan d’investissement). Les autres transactions en étaient encore aux stades de planification préliminaires, ou alors les pouvoirs relatifs à leur conclusion allaient être exercés par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). La GRC avait l’intention d’exercer ses nouveaux pouvoirs relativement à sept autres transactions, dont deux étaient en cours et deux autres, annoncées dans le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (SEAOG), prévoyaient une date de clôture qui tombait après le 1er octobre 2010 et qui dépassait par conséquent la portée de la vérification.

¹  Les autres organismes participants sont l’Agence des services frontaliers du Canada, Environnement Canada et le ministère de la Défense nationale.

3. Objectifs, portée et méthodologie de la vérification

3.1 Objectifs

La mission de vérification avait pour objectifs :

1. d’évaluer la conformité de tous les marchés de construction et de services d’architecture et de génie (A et G) dont la valeur se situait entre les limites établies antérieurement pour la GRC et les nouvelles limites;
2. d’évaluer la conformité de toutes les transactions immobilières dont la valeur se situait entre les limites établies antérieurement pour la GRC et les nouvelles limites;
3. d’évaluer la pertinence et l’efficacité du cadre de contrôle de gestion appuyant les transactions immobilières, les marchés de construction ainsi que les contrats de services d’A et G qui étaient prévus dans le Plan d’investissement de la GRC et dont la valeur se situait entre les limites établies antérieurement pour la GRC et les nouvelles limites.

3.2 Portée

La mission de vérification portait sur les marchés et les transactions immobilières qui se situaient entre l’ancienne et la nouvelle limite applicable et qui avaient été conclus avant octobre 2010. L’examen de ces marchés et transactions s’est arrêté à l’attribution du contrat ou du bail. Il ne s’est étendu ni à la gestion des contrats et des baux, ni aux évaluations post-contractuelles.

La vérification a également porté sur certains aspects du cadre de contrôle de gestion établi pour soutenir la surveillance et la gestion des fonctions d’acquisition et de gestion immobilière, à savoir le cadre stratégique, la définition des rôles et des responsabilités des différents intervenants, la formation, les activités de surveillance et de rapport, ainsi que la gouvernance.

3.3 Méthodologie

La mission de vérification a été planifiée et menée pour être conforme aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. L’équipe de vérification s’est penchée sur les preuves pertinentes et a obtenu suffisamment de renseignements et d’explications pour pouvoir donner des assurances quant à ses conclusions.

La planification de la vérification a pris fin en juillet 2010. Pendant cette phase de son travail, l’équipe de vérification a examiné les politiques, les pratiques, les procédures et les cadres de gestion relatifs à la planification des investissements, aux acquisitions et aux biens immobiliers. La liste des politiques examinées figure à l’annexe A (Politiques). Les critères qui ont servi à élaborer les procédés de vérification requis se fondent sur les politiques et les règlements du CT et de la GRC, de même que sur le Modèle de base pour le contrôle de la gestion (ébauche), et sont conformes au Cadre de responsabilisation de gestion. Ils sont présentés à l’annexe B (Critères de vérification - objectifs 1, 2 et 3).

Pendant la phase d’examen, qui a pris fin en novembre 2010, l’équipe de vérification a utilisé des techniques diverses, qui ont notamment consisté à examiner des dossiers et des documents justificatifs, à mener des entrevues, à faire des observations et à effectuer des visites. Elle s’est rendu dans tous les bureaux régionaux de la Gestion de l’actif et des Acquisitions² ainsi qu’à la DG. Après chaque visite, elle a tenu des réunions pour informer les cadres supérieurs des constats pertinents.

² L’équipe a visité, dans l’ordre, les bureaux des régions du Centre, du Pacifique, de l’Atlantique et du Nord-Ouest. Comme la vérification était en cours quand le Commissaire a annoncé la création des postes des sous-commissaires de l’Est et de l’Ouest le 21 octobre 2010, l’équipe n’en a tenu aucun compte dans son rapport.

4. Constats de vérification, recommandations et plans d’action de la direction

Les constats de vérification ici présentés se fondent sur les preuves recueillies et analysées pendant la vérification et ont été validés à la suite de chaque visite. Nous avons indiqué notre opinion quant au niveau de risque associé à chaque constat, selon le tableau de classement des risques présenté ci-dessous. Le niveau de risque peut avoir une incidence sur l’atteinte des objectifs liés au volet immobilier du Plan d’investissement.

Cote de risque: Élevé / Moyen / Faible

Pour chacune des recommandations formulées, la direction a :

• indiqué son accord ou son désaccord avec le constat et la recommandation;
• énoncé les mesures à prendre;
• désigné le poste responsable de la mise en oeuvre du plan d’action;
• fixé une échéance (mois et année).

4.1 Constats relatifs aux objectifs 1 et 2 (conformité)

La planification gouvernementale des investissements est une fonction qui consiste à affecter et à réaffecter des ressources vers les actifs et les services acquis essentiels à l’exécution des programmes. Elle a pour objectif de contribuer à l’optimisation et à la saine intendance des ressources consacrées à l’exécution des programmes gouvernementaux grâce à une planification efficace des investissements, et elle joue un rôle clé à cet égard.

Les objectifs 1 et 2 visaient l’évaluation de la conformité de tous les marchés de construction et d’A et G ainsi que de toutes les transactions immobilières qui se situaient entre les anciennes et les nouvelles limites établies à l’endroit de la GRC.

4.1.1 Constats relatifs à la conformité des marchés de services d’A et G

L’équipe de vérification s’attendait à ce que l’approbation des marchés se fonde sur des activités de planification appropriées, à ce que les activités d’acquisition soient conformes aux politiques et aux règlements en la matière et à ce que les dossiers relatifs aux marchés contiennent la documentation pertinente.

L’équipe a examiné quatre dossiers relatifs à des marchés de services d’A et G. Dans une région, trois demandes de services d’A et G avaient été faites en vue de la construction de nouveaux détachements. Dans une autre, on avait fait une demande d’offres à commandes pour l’obtention de services d’A et G qui a mené à l’attribution de trois offres à commandes.

Dans tous les cas, les travaux de planification préliminaires, y compris le plan d’acquisition, étaient complets et bien documentés et avaient été approuvés. De plus, les pouvoirs officiellement délégués à des postes précis au sein de la GRC étaient clairs et indiqués dans les matrices de délégation de pouvoirs de la GRC.

Dans l’ensemble, les exigences étaient claires, appropriées et bien documentées. Pour toutes les acquisitions examinées, les modalités d’appel d’offres et de sélection des sources d’approvisionnement étaient conformes aux politiques de la GRC et aux autres règlements gouvernementaux. Les critères d’évaluation des offres étaient bien documentés et objectifs et avaient permis de choisir le meilleur fournisseur de manière transparente et équitable. Les résultats des évaluations étaient bien documentés et complets et avaient été conservés pour attester le classement objectif des fournisseurs. L’attribution des marchés s’est faite conformément aux pouvoirs délégués et a été approuvée par les organismes de surveillance compétents. L’équipe a noté à titre de pratique exemplaire la mise au dossier d’une preuve de l’habilitation sécuritaire du fournisseur.

Aucune préoccupation n’a été soulevée quant au contenu des dossiers d’acquisition. Les documents qui se trouvaient dans les dossiers examinés étaient conformes aux listes de vérification fournies dans les Lignes directrices et pratiques exemplaires en matière d’assurance de la qualité des contrats de la GRC.

Les marchés examinés étaient assortis de plans ayant servi à l’obtention des approbations requises, étaient conformes aux politiques applicables de la GRC et du CT et répondaient aux attentes de l’équipe de vérification en ce qui touchait le versement de la documentation pertinente aux dossiers.

Recommandation / Plan d’action de la direction (Cote de risque: faible)

Aucune recommandation n’a été formulée à l’égard de l’objectif 1.

4.1.2 Constats relatifs à la conformité des transactions immobilières

L’équipe de vérification s’attendait à ce que les transactions de location soient effectuées en fonction des politiques applicables et à ce que les ententes soient également conformes à ces politiques.

Le dossier immobilier examiné concernait la location d’un immeuble de détachement.

Le projet avait fait l’objet des approbations requises et était conforme à toutes les politiques et les exigences pertinentes, y compris aux exigences visant l’exécution d’une analyse exhaustive des options, aux Normes d’accès facile aux biens immobiliers du CT, aux exigences liées à la protection de l’environnement et à la sécurité incendie, ainsi qu’aux politiques en matière de sécurité de la GRC et du gouvernement.

La location a été négociée de façon à atténuer autant que possible les risques pour l’État. L’analyse des cinq options envisagées a porté sur les coûts et les avantages de chacune, l’optimisation des ressources et l’atténuation des risques. Les conditions et les coûts de location étaient conformes aux objectifs de programme, et les dispositions concernant les dépenses de fonctionnement de la GRC, la part proportionnelle de coûts lui revenant et les ratios établis relativement à ses effectifs étaient détaillées et claires. Les clauses d’assurance et d’indemnisation du bail tenaient compte des risques pour la GRC. Les modalités de gestion du bail ainsi que le format et le contenu de l’entente de location étaient conformes à toutes les politiques applicables.

Le processus de location était conforme aux politiques et aux modalités de la GRC, et l’entente connexe répondait aux attentes de l’équipe de vérification sur le plan de la conformité aux politiques du CT et de la GRC.

Recommandation / Plan d’action de la direction (Cote de risque: faible)

Aucune recommandation n’a été formulée à l’égard de l’objectif 2.

4.2 Constats relatifs à l’objectif 3 (cadre de contrôle de gestion)

Un cadre de gestion efficace établit les contrôles, les processus et les systèmes qui assurent la prise des mesures nécessaires pour atténuer les risques et favoriser l’atteinte des objectifs en matière de planification des investissements. Dans les limites de ce cadre, la direction dresse des plans, organise des activités et des mesures, et assure la direction et la surveillance du rendement de manière à fournir une assurance raisonnable de l’atteinte des objectifs.

Un solide cadre de gestion s’ajoute aux méthodes de contrôle et informe le personnel quant aux façons de mettre en oeuvre un système de planification des investissements conforme aux règles établies. De plus, il assure la mise en place des éléments essentiels exigés par le CT, prévoit les mécanismes requis pour gérer les activités à risque élevé et favorise la conformité durable aux règlements et aux politiques en vigueur.

L’objectif 3 visait l’évaluation de la pertinence et de l’efficacité du cadre de contrôle de gestion à l’appui des transactions immobilières et des marchés de construction et d’A et G prévus dans le Plan d’investissement. Cette évaluation a porté sur cinq éléments, à savoir les politiques, la définition des rôles et des responsabilités, la formation, les activités de surveillance et de rapport, ainsi que la gouvernance.

4.2.1 Constats relatifs au cadre stratégique

L’équipe de vérification s’attendait à ce que les politiques, les guides et les manuels de la GRC soient conformes aux politiques gouvernementales en matière de passation de marchés et de biens immobiliers.

Des politiques et des procédures générales en matière de passation de marchés et de location étaient énoncées dans le Manuel de la gestion de l’actif et le Manuel de la gestion des biens de la GRC. Elles étaient accessibles dans l’InfoWeb de la GRC et conformes aux politiques du CT et aux autres exigences pertinentes. De plus, trois des quatre groupes régionaux des Acquisitions possédaient des manuels de référence à jour qui renfermaient les politiques pertinentes et dont la tenue a été notée à titre de pratique exemplaire. Dans une des régions, on avait produit un manuel des procédures de location faisant étant de méthodes de fonctionnement normalisées à l’intention du Groupe de la location. Cette initiative a aussi été notée à titre de pratique exemplaire.

Par contre, les avis de politique et les documents d’orientation concernant le volet immobilier du Plan d’investissement n’avaient pas été publiés dans l’InfoWeb de la GRC. L’équipe a examiné les versions préliminaires du Cadre de planification des investissements et du Guide de planification des investissements de la GRC, préparés par la Gestion générale de la DG en date du 22 juin 2010. Ces documents se voulaient des ouvrages de référence pour les régions concernant le Plan d’investissement, mais ils étaient encore à l’état d’ébauche au moment de la vérification.

L’avis de politique de mai 2010 sur l’augmentation des limites financières applicables aux marchés de construction et de services d’A et G et l’avis de politique non daté sur le relèvement des seuils financiers applicables aux transactions immobilières ont été diffusés aux directeurs régionaux de la Gestion de l’actif et des Acquisitions par courriel, de la part du directeur général d’Acquisitions et Marchés et du directeur général de Programmes et Gestion de l’actif respectivement. Les instructions données dans ces avis de politique portaient sur d’importantes modifications à la méthode d’application des nouvelles limites relatives à la passation de marchés et aux transactions immobilières et sur les mesures attendues des régions afin de respecter les exigences de la DG. Le fait que les avis de politique et les documents d’orientation n’aient pas été publiés dans l’InfoWeb de la GRC a affaibli la rigueur de ces aspects des politiques. Il pourrait en résulter des manquements involontaires aux politiques établies ou des retards inutiles au chapitre des acquisitions ou des transactions immobilières.

Recommandation (Cote de risque: faible)

Le dirigeant principal des Finances et de l’Administration (DPFA) devrait :

1. Veiller à ce que les avis de politique et les documents d’orientation relatifs au volet immobilier du Plan d’investissement soient publiés dans l’InfoWeb de la GRC.

Plan d’action de la direction

La direction est d’accord avec cette recommandation. Nous prendrons immédiatement les mesures nécessaires pour faire afficher les avis de politique dans l’InfoWeb et veillerons à ce que les documents d’orientation y soient publiés aussi lorsque les versions définitives seront prêtes.

Poste responsable : directeur de l’Investissement stratégique, Investissement stratégique et Gestion de projets.

Échéance : avril 2011.

4.2.2 Constats relatifs à la définition des rôles et des responsabilités

L’équipe de vérification s’attendait à ce que les structures organisationnelles de la GRC ainsi que les rôles et les responsabilités de son personnel soient clairement définis, compris et documentés.

Les structures organisationnelles étaient à jour et avaient été communiquées, mais elles ne se traduisaient pas toujours par des voies de communication et de reddition de comptes claires et efficaces dans les régions.

Dans la plupart des cas, les rôles et les responsabilités du personnel régional étaient clairement définis, compris et documentés. Toutes les régions faisaient dans une certaine mesure la schématisation des principaux processus de travail impliquant une collaboration entre les divers services des bureaux régionaux de la Gestion de l’actif et des Acquisitions afin de favoriser la compréhension et l’application uniformes des rôles et des responsabilités.

Les centres de décision de la Gestion générale de la DG doivent toutefois clarifier leurs propres rôles et responsabilités en ce qui a trait au volet immobilier du Plan d’investissement. L’équipe de vérification a relevé les problèmes suivants :

• Les rôles et les responsabilités étaient encore en voie de définition au moment de la vérification.
• Le personnel régional ne savait pas qui consulter à la Gestion générale de la DG pour obtenir des conseils ou des instructions.
• La DG avait opté pour une application progressive des pouvoirs délégués dans les régions afin d’assurer la mise en place définitive des processus et des mécanismes de contrôle requis
• La DG n’avait pas donné de directives sur des questions telles que la gestion en cours d’exercice des fonds d’immobilisation.

La confusion quant aux rôles et aux responsabilités des intervenants de la DG et la délégation progressive des pouvoirs pourraient retarder certaines des initiatives prévues dans le volet immobilier du Plan d’investissement.

Recommandation (Cote de risque: moyen)

Le DPFA devrait :

2. Achever la définition des rôles et des responsabilités de la Gestion générale de la DG en ce qui concerne le volet immobilier du Plan d’investissement et les communiquer aux régions.

Plan d’action de la direction

La direction est d’accord avec cette recommandation et a déjà rédigé un document détaillé sur les rôles et les responsabilités quant à la planification des investissements visant les éléments d’actif et les biens immobiliers. Une fois approuvé, ce document sera distribué officiellement et téléchargé à l’InfoWeb de la GRC.
Poste responsable : directeur de la Gestion du Programme des biens immobiliers, Programmes et Gestion de l’actif.
Échéance : avril 2011.

4.2.3 Constats relatifs à la formation

L’équipe de vérification s’attendait à ce que la formation sur la passation de marchés et les biens immobiliers soit suffisante, accessible et offerte en temps opportun selon les besoins.

Dans l’ensemble, la formation était suffisante, accessible et offerte de façon adéquate, mais la formation à l’intention du personnel de la Gestion de l’actif laissait à désirer.

La Gestion générale de la DG et les groupes régionaux de la Gestion de l’actif et des Acquisitions appuyaient les exigences de formation obligatoires et les considéraient comme une priorité. Les gestionnaires veillaient à ce que leurs employés préparent des plans individuels d’apprentissage et aient suffisamment la possibilité d’obtenir la formation désirée. L’équipe de vérification a noté quelques exceptions mineures quant à l’accessibilité de la formation dans les petits centres urbains et à la disponibilité du personnel pour suivre des cours.

Pour combler cette lacune, la DG a terminé le manuel de formation. La distribution du manuel aux régions est prévue en 2011.

Recommandation (Cote de risque: moyen)

Le DPFA devrait :

3. Veiller à ce qu’une formation soit offerte aux bureaux régionaux de la Gestion de l’actif et des Acquisitions.

Plan d’action de la direction

La direction est d’accord avec cette recommandation. D’autres séances de formation auront également lieu dans les régions.
Poste responsable : directeur, Gestion du Programme des biens immobiliers, Programmes et Gestion de l’actif.
Échéance : fin de l’exercice 2011-2012

4.2.4 Constats relatifs aux activités de surveillance et de rapport

L’équipe de vérification s’attendait à ce que les pratiques et les mécanismes de surveillance suffisent à assurer la conformité aux politiques et aux pratiques en matière de passation de marchés et de biens immobiliers. Elle s’attendait également à ce que l’information transmise à l’extérieur de la GRC et aux organismes de surveillance compétents soit suffisante, appropriée et uniforme.

Les régions surveillaient les éléments du volet immobilier du Plan d’investissement qui relevaient de leur responsabilité, et la Gestion du Programme des biens immobiliers de la DG en assurait la surveillance globale, mais les méthodes utilisées manquaient d’uniformité, et les instructions données par la DG sur les paramètres de surveillance présentaient des lacunes.

Des indicateurs de rendement avaient été établis pour le volet immobilier du Plan d’investissement et avaient fait l’objet d’un compte rendu dans la mise à jour du Plan d’investissement préparée à l’automne 2010. Ces indicateurs tenaient compte des échéances et des coûts liés aux programmes.

Au moment de la vérification, chaque intervenant avait sa propre feuille de calcul pour la reddition de comptes sur le volet immobilier du Plan d’investissement. L’équipe a constaté des incohérences entre les rapports régionaux sur le volet immobilier du Plan d’investissement et la mise à jour du Plan d’investissement préparée par le personnel d’Investissement stratégique à la DG : la mise à jour présentait de façon erronée le profil de financement indiqué dans un rapport régional à l’intention de la DG et faisait encore état de certains éléments qui avaient pourtant été supprimés d’un autre rapport régional. Ni les représentants d’Investissement stratégique ni ceux de Gestion du Programme des biens immobiliers n’ont pu expliquer ces incohérences.

Les éléments du volet immobilier du Plan d’investissement n’étaient pas désignés comme tels, ce qui compliquait la reddition de comptes à leur égard. Il n’y avait donc aucune source unique et officielle d’information sur le volet immobilier du Plan d’investissement. La Gestion générale de la DG s’est employée à corriger ce manque de données intégrées sur le Plan d’investissement.

Pour ce qui est du suivi des projets, il n’y avait aucun outil intégré pour la gestion des projets relevant du volet immobilier du Plan d’investissement. Le suivi rigoureux des projets permet de surveiller l’avancement et les coûts des projets et d’en faire un compte rendu précis. Les régions mettaient au point des systèmes de suivi de projets distincts du système financier général de l’organisation. À l’automne 2010, l’organisation procédait à l’introduction de tableaux de bord pour les projets dans le but de fournir des renseignements clés sur la santé des projets et d’attirer l’attention sur les secteurs susceptibles d’exiger un changement de cap. Ces tableaux de bord n’ont pas été évalués puisque leur mise en oeuvre allait se faire après la phase d’examen de la vérification.

La GRC est tenue de faire une présentation au CT tous les trois ans pour mettre à jour son Plan d’investissement. Jusqu’à maintenant, elle a eu recours à divers mécanismes pour rendre compte au CT de l’état de son Plan d’investissement. Ces mécanismes sont décrits dans le Protocole pour l’insertion de nouveaux projets dans un Plan d’investissement approuvé par le CT qui a été conclu avec la GRC. Ils consistent entre autres à transmettre au SCT des évaluations de la complexité et des risques des projets inclus dans le Plan d’investissement, à participer à des échanges avec lui et à lui faire parvenir des notes d’information.

L’incohérence des données relatives au volet immobilier du Plan d’investissement a affaibli la précision des comptes rendus à son égard, ce qui a nui aux activités de gestion connexes, y compris à la prise de décisions en matière de ressources.

Recommandation (Cote de risque: moyen)

Le DPFA devrait :

4. Veiller au rapprochement des données concernant le volet immobilier du Plan d’investissement, y compris des informations fournies par les régions.

Plan d’action de la direction

La direction est d’accord avec cette recommandation.
Poste responsable : directeur de la Gestion du Programme des biens immobiliers, Programmes et Gestion de l’actif.
Échéance : achèvement en cours.

Les ensembles de données des régions sont utilisés pour les activités quotidiennes. Le volet immobilier officiel du Plan d’investissement est approuvé au niveau du programme national, à la DG.
Poste responsable : directeur, Gestion du Programme des biens immobiliers, Programmes et Gestion de l’actif.
Échéance : fin de l’exercice 2011-2012.

4.2.5 Constats relatifs à la gouvernance

L’équipe de vérification s’attendait à ce que des organismes de surveillance donnent des directives sur la gestion du volet immobilier du Plan d’investissement et à ce qu’ils reçoivent suffisamment d’information pour en assurer la supervision.

Le Conseil national d’investissement de l’actif (CNIA) est l’organisme de surveillance qui donne les directives concernant le volet immobilier du Plan d’investissement. Bien que cet organisme soit bien établi et en fonction, certaines des méthodes qu’il emploie présentent des lacunes.

Toutes les régions sauf une ont un organisme de surveillance qui se réunit régulièrement pour se pencher sur les projets d’immobilisation s’inscrivant dans le Plan d’investissement. Ces organismes régionaux se chargent de présenter les projets au CNIA, qui se réunit ensuite sous la présidence du directeur général de Programmes et Gestion de l’actif pour examiner et approuver les projets proposés. Ces réunions se déroulent conformément au mandat du CNIA, qui prévoit la tenue de rencontres en personne chaque trimestre et de téléconférences selon les besoins. Il y aurait cependant moyen de clarifier le mandat du CNIA en précisant la nature des décisions qui lui incombent, de faire signer les rapports de décision plus rapidement et d’améliorer la préparation aux réunions du CNIA.

L’équipe de vérification a appris qu’il avait été proposé de créer un autre palier de surveillance afin de renforcer le cadre de gouvernance régissant la planification des investissements de la GRC. Cette proposition visait à garantir la conformité du Plan d’investissement aux priorités ministérielles et à favoriser le repérage et l’atténuation des risques horizontaux qu’il pouvait présenter pour l’organisation avant son approbation. L’incidence de cette décision n’a pas été évaluée puisque sa mise en oeuvre devait avoir lieu après la phase d’examen de la vérification.

La prise de décisions en temps opportun est essentielle à la gestion du volet immobilier du Plan d’investissement, afin que les projets puissent avancer selon les échéances fixées, qui sont liées aux mouvements de trésorerie prévus au cours de l’exercice. Le risque d’inutilisation de fonds augmente lorsque le processus d’approbation connaît des retards.

Certains aspects du cadre de contrôle de gestion sont en place et respectent les exigences de la GRC et du CT. Il y a cependant lieu d’y apporter certaines modifications afin d’améliorer la pertinence et l’efficacité générales des activités de planification des investissements.

Recommandation (Cote de risque: moyen)

Le DPFA devrait :

5. Veiller à ce que le mandat du CNIA soit clarifié de façon à préciser la nature des décisions qui lui incombent.

Plan d’action de la direction

La direction est d’accord avec cette recommandation.
Poste responsable : directeur général, Programmes et Gestion de l’actif (président du CNIA).
Échéance : juin 2011.

5. Conclusions

Il ressort de la vérification que la GRC exerce bien ses pouvoirs financiers accrus. Les marchés et la transaction immobilière dont la valeur se situait entre les anciennes et les nouvelles limites établies pour la GRC étaient conformes aux politiques applicables du CT et de la GRC.

Plusieurs aspects du cadre de contrôle de gestion sont en place et respectent les exigences de la GRC et du CT. La vérification a révélé :

• que le personnel a accès à des possibilités de perfectionnement professionnel et à des programmes de formation obligatoire soutenus par la direction;
• que les groupes des Acquisitions de toutes les régions font preuve de cohésion et disposent de procédures bien établies;
• que les politiques et les procédures établies par la GRC assurent un niveau de contrôle adéquat à l’égard des pouvoirs délégués en matière de passation de marchés et de biens immobiliers;
• que des indicateurs de mesure ont été établis pour le volet immobilier du Plan d’investissement et qu’ils font l’objet de comptes rendus.
  

Certaines améliorations peuvent et doivent toutefois être apportées afin d’améliorer la pertinence et l’efficacité générales des activités de planification des investissements relatifs aux biens immobiliers et de maintenir un niveau de contrôle élevé à leur égard.

Annexe A - Politiques

Voici la liste des politiques examinées au cours de la phase de planification de la vérification.

• Manuel de la gestion de l’actif de la GRC - 3.1 Cadre pour les acquisitions et contrats
• Manuel de la gestion de l’actif de la GRC - 3.2 Services d’acquisition
• Manuel de la gestion de l’actif de la GRC - 3.3 Assurance de la qualité des contrats
• Manuel de la gestion de l’actif de la GRC - 3.7 Contrats de location - biens immobiliers
• Manuel de la gestion de l’actif de la GRC - 3.9 Approvisionnement écologique
• Manuel de la gestion des finances de la GRC - 9.2 Délégation de pouvoirs
• Manuel de l’apprentissage, de la formation et du perfectionnement de la GRC - 3.1 Plans d’apprentissage
• Manuel de la gestion des biens de la GRC - 1.3 Organisation et responsabilités relatives aux biens immobiliers
• Manuel de la gestion des biens de la GRC - IV.2 Baux, permis et conventions
• Manuel de la gestion des biens de la GRC - 5.2 Contrats de construction
• Manuel de la gestion des biens de la GRC - Annexe 5-2-1 Passation des marchés et pratiques de gestion des marchés
• Politique sur les marchés du CT
• Politique sur la sécurité du gouvernement du CT
• Politique de planification des investissements - Actifs et services acquis du CT
• Politique sur la gestion des biens immobiliers du CT

Annexe B - Critères de vérification - Objectifs 1, 2 et 3

Voici la liste des critères de vérification relatifs aux objectifs 1, 2 et 3.

Objectif 1

Évaluer la conformité de tous les marchés de construction et de services d’architecture et de génie (A et G) dont la valeur se situe entre les limites établies antérieurement pour la GRC et les nouvelles limites.

Critères

1. Planification des acquisitions - Un plan d’acquisition officiel est utilisé pour obtenir l’approbation des marchés.
2. Processus d’acquisition - La demande d’acquisition, le choix du fournisseur, l’évaluation du contrat et son attribution sont conformes aux politiques et aux règlements applicables.
3. Contenu du dossier - Les dossiers relatifs aux marchés contiennent la documentation appropriée.

Objectif 2

Évaluer la conformité de toutes les transactions immobilières dont la valeur se situe entre les limites établies antérieurement pour la GRC et les nouvelles limites.

Critères

1. Location de biens immobiliers - Les transactions de location sont effectuées conformément aux politiques établies.
2. Ententes de location - Les ententes de location sont conformes aux politiques établies.

Objectif 3

Évaluer la pertinence et l’efficacité du cadre de contrôle de gestion appuyant les transactions immobilières, les marchés de construction ainsi que les contrats de services d’A et G qui sont prévus dans le Plan d’investissement de la GRC et dont la valeur se situe entre les limites établies antérieurement pour la GRC et les nouvelles limites.

Critères

1. Politiques - Les politiques, les guides et les manuels de la GRC sont conformes aux politiques du gouvernement en ce qui concerne la passation de marchés et les biens immobiliers.
2. Rôles et responsabilités - La structure organisationnelle de la GRC et les rôles et les responsabilités de son personnel sont clairement définis, compris et documentés.
3. Formation - La formation sur la passation de marchés et les biens immobiliers est suffisante, accessible et offerte en temps opportun selon les besoins.
4. Activités de surveillance et de rapport - Les pratiques et les mécanismes de surveillance suffisent à assurer la conformité aux politiques et aux pratiques en matière de passation de marchés et de biens immobiliers. L’information transmise à l’extérieur de la GRC et aux organismes de surveillance compétents est suffisante, appropriée et uniforme.
5. Gouvernance - Des organismes de surveillance donnent des directives sur la gestion du Plan d’investissement et reçoivent suffisamment d’information pour en assurer la supervision.