Vérification du protocole d'entente entre la Sous-direction des opérations internationales de la GRC et Affaires étrangères Canada Rapport final - juillet 2004

Contexte

Le Comité de la vérification et de l’évaluation de la GRC a demandé à ce que le groupe de la Vérification et de l’Évaluation procède à une vérification interne des fonds remis à Affaires étrangères Canada (AEC) par la Sous-direction des opérations internationales (SDOI) dans le cadre du protocole d’entente (PE) établi le 12 octobre 1988 entre la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et AEC. La vérification avait pour but de donner l’assurance raisonnable que les contrôles internes entourant la comptabilité financière des dépenses de mission (relatives à l’aménagement de locaux pour la première année seulement) et des dépenses de programme se rapportant aux activités des agents de liaison (AL) affectés à des missions à l’étranger sont appropriées et conformes aux exigences du PE. La vérification a porté sur les données et les contrôles financiers entourant les activités des AL en poste à l’étranger pour les années financières se terminant le 31 mars 2002 et le 31 mars 2003.

Conclusion

Selon les résultats globaux de la vérification et les conclusions formulées pour chacun des objectifs de la vérification pour la période faisant l’objet de l’examen, nous en concluons que dans l’ensemble les contrôles internes entourant la comptabilité financière des dépenses d’aménagement de locaux pour la première année, qui ont été acquittées par processus de RI, ainsi que toutes les dépenses de programme, sont appropriées et que les transactions sont conformes aux exigences du PE actuel. Néanmoins, la vérification a fait ressortir des sujets de préoccupation qui requièrent une attention particulière, tel qu’on le présente aux Annexes A et B .

Principales constatations et recommandations de la vérification

• Bien que les documents à l’appui pour les opérations de dépenses de programme acquittées au moyen du système de RI soient accessibles, une justification suffisante d’AEC pour les dépenses d’aménagement de locaux de mission pour la première année, acquittées au moyen du système de RI, pour la création de nouveaux postes d’AL à l’étranger, n’est pas accessible. Recommandation : La SDOI devrait s’assurer que les documents pertinents à l’appui pour justifier les dépenses de mission pour les coûts d’aménagement de locaux pour la première année sont obtenus et conservés.
• Des lacunes pour ce qui est de l’autorisation visée à l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) pour les transferts de fonds par processus de règlement interministériel (RI) et à l’article 34 de la LGFP pour les demandes de remboursement de dépenses des AL. Recommandation : La SDOI, en consultation avec la Sous-direction des finances, devrait assurer la conformité avec la LGFP.
• Bien que la plupart des dépenses de programme relatives aux activités des AL dans les missions à l’étranger soient entrées dans le système de comptabilité de la GRC, certains types de transactions de programme, tels que les avances et les prêts d’affectation aux AL, sont entrés dans un système manuel de comptabilité . Recommandation : Assurer un suivi de la possibilité d’entrer ces transactions dans le système de comptabilité de l’organisation et veiller à ce que des copies de sauvegarde du système manuel soient conservées jusqu’au moment de la transition.
• Bien qu’on en ait conclu que l’interprétation des dépenses admissibles est raisonnable et, par conséquent, conforme à l’Annexe A du PE, la définition des coûts admissibles, qui se trouve dans le PE actuel, n’est pas claire et se prête à des interprétations. Recommandation : Clarifier la définition lors des négociations touchant le nouveau PE interministériel.

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