Missions de paix internationales - Vérification touchant les avantages versés

Évaluation de l’accès à l’information (AAI)

Une évaluation du présent rapport en ce qui a trait aux dispositions de la Loi sur l’accès à l’information n’a révélé aucune exception; le présent rapport est donc présenté intégralement.

Sommaire exécutif

Il y a 20 ans que le Canada envoie des agents de police dans le monde entier pour participer à des missions de paix qui ont pour but de reconstruire et de solidifier les services de police dans les pays ayant connu des conflits ou des bouleversements. La Sous-direction des missions de paix internationales (SDMPI) a la responsabilité de gérer les déploiements d’agents de police à divers missions partout dans le monde. Au nom du gouvernement du Canada, elle offre aux agents en mission et à leur famille tout un éventail de services médicaux, logistiques et administratifs, en plus de renseigner le gouvernement et les partenaires policiers sur le déroulement des opérations. Aujourd’hui, 14 missions de paix sont en cours dans neuf pays. Et quel que soit le moment, les effectifs en mission peuvent s’élever jusqu’à 219 agents de 19 services de police canadiens différents. Pendant leur séjour à l’étranger, les agents en mission reçoivent plusieurs avantages et indemnités.

En juin 2007, le Comité de la vérification et de l’évaluation de la GRC, dans le cadre du plan de vérification interne axé sur les risques pour la période allant d’avril 2007 à mars 2009, a donné le feu vert à une vérification portant sur les indemnités versées aux agents participant aux missions de paix internationales. Conformément au cadre de référence de cette vérification, l’objectif consistait à donner l’assurance raisonnable que les indemnités et avantages versés étaient justes, opportuns, et conformes aux politiques et règlements pertinents du gouvernement ou du ministère.

La vérification a porté surtout sur les contrôles de gestion encadrant les indemnités et avantages versés aux membres de la GRC et partenaires policiers en mission de paix internationale. Il y a eu examen des dossiers des membres qui avaient été en mission entre le 1er janvier 2006 et le 31 décembre 2008. Quant aux recherches effectuées dans les systèmes informatiques comme le TEAM (finances) ou le Système d’information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH), elles se sont limitées aux contrôles qui intéressaient directement les indemnités et avantages relatifs aux missions de paix.

Selon les résultats de la vérification, les indemnités et avantages et sont généralement versés à temps, mais leur justesse au sens des politiques et règlements gouvernementaux et ministériels laisse à désirer. Aussi les vérificateurs recommandent-ils ce qui suit : l’élaboration d’une politique définissant les données nécessaires à l’administration des indemnités et avantages; la révision de la base de données à la recherche d’erreurs ou d’omissions, suivie de l’application des corrections nécessaires; la création et la documentation, conformément aux politiques, de procédures pour calculer et administrer les indemnités et les avantages; la création à la SDMPI d’une fonction d’assurance de la qualité pour tous les membres qui reviennent de mission; finalement, l’évaluation de l’opportunité de normes de service pour garantir le versement en temps utile des indemnités et avantages.

1. Contexte

Le gouvernement du Canada accorde un intérêt renouvelé aux questions internationales, et à l’importance pour notre pays de jouer avec fierté un rôle d’influence sur la scène mondiale. Par conséquent, la GRC a réexaminé ses activités policières à l’étranger pour garantir, à tous les paliers, une contribution soutenue à la lutte contre le crime transnational et pour la paix et la sécurité internationales. La police internationale compte encore et toujours parmi les stratégies qui sous-tendent toutes les activités et toutes les opérations de la Gendarmerie.

Il y a 20 ans que le Canada envoie ses agents de police dans le monde entier pour participer à des missions de paix qui ont pour but de reconstruire et de solidifier les services de police dans les pays ayant connu des conflits ou des bouleversements. En donnant aux services de police étrangers la capacité de maintenir l’ordre public, la police canadienne et ses partenaires étrangers contribuent à établir un climat stable et sécuritaire qui ouvre la voie au développement à long terme et qui empêche les activités illicites de gagner de nouveaux pays - dont le Canada.

La Sous-direction des missions de paix internationales (SDMPI) a la responsabilité de gérer les déploiements d’agents de police canadiens dans différentes missions à l’étranger. Elle offre aux agents en mission et à leur famille tout un éventail de services médicaux, logistiques et administratifs, en plus de renseigner le gouvernement et les partenaires policiers sur le déroulement des opérations. Établie à la Direction générale (DG) de la GRC à Ottawa, la SDMPI est une équipe qui réunit des agents de police, des membres civils et des fonctionnaires de différents domaines de spécialité. Elle relève de la Police internationale (PI), qui elle-même fait partie des Opérations fédérales et internationales (OFI).

La police canadienne est sollicitée aussi bien par les organisations comme les Nations Unies que par des États indépendants. La décision d’envoyer des agents se prend dans le cadre de l’Arrangement sur la police civile au Canada, partenariat réunissant le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, l’Agence canadienne de développement international, le ministère de la Sécurité publique et la GRC; cet arrangement est conçu pour aider notre pays à répondre à la demande accrue dans ce secteur sans que les opérations policières sur son propre territoire n’en souffrent.

Aujourd'hui, 14 missions de paix sont en cours dans neuf pays. Et quel que soit le moment, les effectifs en mission peuvent s'élever jusqu'à 219 agents de 19 services de police canadiens différents.

2. Objectif, portée et méthode

2.1 Objectif

L’objectif de la mission de vérification consistait à donner l'assurance raisonnable :

• que les indemnités et avantages versés étaient justes, opportuns, et conformes aux politiques et règlements pertinents du gouvernement ou du ministère.

2.2 Portée

La vérification a porté surtout sur les contrôles de gestion encadrant les indemnités et avantages versés aux membres de la GRC et partenaires policiers en mission internationale. Aux fins de la vérification, les termes « indemnités » et « avantages » ont été employés indifféremment, comme c’est souvent le cas à la SDMPI.

Il y a eu examen des dossiers des membres qui avaient été en mission entre le 1er janvier 2006 et le 31 décembre 2008.

Quant aux recherches effectuées dans les systèmes informatiques comme le TEAM (finances) ou le Système d’information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH), elles se sont limitées aux contrôles qui intéressaient directement les indemnités et avantages relatifs aux missions de paix.

La vérification a porté sur les indemnités et avantages suivants :

• primes de service à l’étranger : prime de service à l’étranger - opérations (PSE OPS), indemnité de difficulté (ID), boni d’indemnité de difficulté (bon d’ID), indemnité de risque (IR);
• indemnité spéciale de poste (ISP);
• aide de retour au domicile en congé (ARDC) et indemnité de déplacement pour réunion de famille (IDRF);
• aide au déplacement de vacance (ADV);
• frais de subsistance.

Voir les descriptions à l’annexe B.

2.3 Méthode

La mission de vérification a été planifiée et accomplie selon les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

La phase de planification a débuté en octobre 2008; quant au travail sur le terrain, il a commencé en mai 2009 pour se terminer en novembre de la même année. Le travail sur le terrain a consisté en l’application des procédures jugées nécessaires à la collecte de preuves suffisantes pour autres, entrevues, observations, examen de documents à l’appui, échantillonnage de transactions, examens analytiques, etc.

Les critères de vérification ayant servi à concevoir les contrôles par sondage se fondaient sur les politiques, règles, loi et règlements pertinents, à savoir notamment l’Arrangement sur la police civile au Canada, la politique du Conseil du Trésor (CT) sur la vérification interne et le modèle du Conseil sur les critères de contrôle (CoCo) de l’Institut canadien des comptables agréés.

L’univers de vérification, ou population, consistait en la totalité des avantages versés au personnel en mission de paix internationale entre le 1er janvier 2006 et le 31 décembre 2008, ventilée par mois. Plusieurs échantillons y ont été prélevés. D’abord, un échantillon statistique prélevé au hasard pour des tests de conformité globale sur les critères visés par la vérification (l’ensemble de ces éléments pour chacun des employés sélectionnés). Ensuite, des échantillons dirigés (choisis par analyse de données, ou au jugé), pour des tests sur les différentes transactions et activités visées par la vérification.

3. Réponse de la gestion à la vérification

Avant toute chose, je remercie l’équipe de vérification pour son professionnalisme et pour son travail consciencieux tout au long du processus. Je salue également l’engagement et la mobilisation spectaculaires de tout le personnel de la SDMPI, y compris les fonctionnaires de l'Administration des prestations de missions au Programme intégré de services (PIS).

Pour comprendre dans leur contexte les résultats de cette vérification de l’Administration des prestations de missions de la SDMPI, il faut avant tout savoir qu’ils portent sur une période s’étendant du 1er janvier 2006 au 31 décembre 2008 et que pendant ces trois ans, la police internationale est passée d’une priorité stratégique à une stratégie centrale de gestion. En outre, le PIS a connu une croissance phénoménale et un important roulement de personnel, aussi bien chez les cadres (officier responsable (off. resp.) et directeur) que chez les fonctionnaires.

Le PIS favorise et établit d’excellentes relations au sein de la GRC. Il continue de travailler efficacement la main dans la main avec le Secrétariat du Conseil du Trésor et avec le ministère de la Défense nationale sur les questions de politique et de gouvernance, échangeant des renseignements sur les dossiers d’intérêt commun.

C’est la première fois qu’une vérification porte sur ce secteur, et nous appuyons les constatations et recommandations de l’équipe de vérification. Le directeur général de la Police internationale a rencontré l’officier responsable du PIS pour examiner les résultats du rapport de vérification. Nous sommes conscients de l’immensité de la tâche qui reste à accomplir. Toutefois, le travail a déjà commencé sur certaines des lacunes, et il vise la mise en oeuvre de solutions durables conformément aux recommandations, de l’équipe de vérification.

Mike Cabana
Sous-commissaire intérimaire
Exécution des lois fédérales

4. Principales constatations et réponses de la gestion

La présente section reprend et résume les principales constatations qui sont présentées à l’annexe A. Pour chaque recommandation connexe, la gestion devait :

• exprimer son accord ou son désaccord avec la constatation et recommandation;
• expliquer les mesures à prendre;
• désigner le poste responsable de l’application du plan d’action;
• fournir une échéance (mois et année).

4.1 Constatations

Constatation 1 : Dossier du personnel et base de données Microsoft Access

Observation / cause / conséquence :

Les données dans le dossier du personnel et dans la base de données étaient généralement exactes, mais il arrivait que les données pour le calcul des avantages et indemnités opérationnels étaient incomplètes ou inexactes.

Ce problème était surtout imputable au fait qu’aucune politique n’énonce clairement les données que doivent renfermer le dossier papier du membre et la base de données.

Conséquences de cette lacune de contrôles :

• absence de piste de vérification claire,
• erreurs dans les paiements aux membres.

Constatation 2 : Indemnités et avantages

Observation / cause / conséquence :

Les erreurs dans les paiements d’avantages et d’indemnités aux membres sont très fréquentes, sans compter que le processus actuel de contrôle de la qualité au retour de mission laisse à désirer.

Notre vérification des documents relatifs aux comptes créditeurs et à la politique de rémunération n’a mis au jour aucune norme ni aucun indice de référence quant à l’échéance pour le versement d’avantages et d’indemnités. L’équipe de vérification a donc dû évaluer l’opportunité des paiements au jugé, et elle est arrivée à la conclusion que très peu de paiements, voire aucun, avaient été effectués en retard.

Ci-dessous, les avantages et indemnités sont regroupés selon le type d’erreur en cause et selon les conséquences de cette erreur.

Primes de service à l'étranger (PSE) et indemnités spéciales de poste (ISP)

Causes principales des erreurs dans les paiements de PSE : mauvais calcul des points avant le début de la mission; mauvaise interprétation des dates de début et de fin de la mission; absence à la SDMPI d’une pratique opérationnelle officielle exigeant, lorsqu’un membre revient de mission, des tests d’assurance de la qualité sur l’exactitude des avantages et indemnités qui lui ont été versés.

Causes principales des erreurs dans les paiements d’ISP : erreurs dans les instructions que la SDMPI inclut dans ses lettres de déploiement à l’intention de la Rémunération ou des Comptes créditeurs. Les erreurs les plus lourdes de conséquences financières étaient les cas où une mission de 9 mois était prolongée à 12 mois, voire plus, et où le membre devenait admissible à une ISP supplémentaire, mais ne la recevait pas nécessairement.

La faiblesse des mécanismes de contrôle pour les PSE et les ISP a mené à des trop-payés/moins-payés se situant entre 5 et 325 $ pour le mois-échantillon, et dépassant parfois les 2 000 $ pour l’ensemble de la mission.

Aide de retour au domicile en congé (ARDC), indemnité de déplacement pour réunion de famille (IDRF) et aide au déplacement de vacance (ADV)

Les erreurs en matière d’ARDC/IDRF consistaient surtout en le versement des mauvaises indemnités de déplacement. Par exemple, des membres avec personnes à charge avaient reçu des ARDC plutôt que l’IDRF à laquelle ils avaient droit, et vice-versa.

Du côté des IDRF, l’erreur la plus commune était que le membre ne recevait pas l’ADV à laquelle il avait droit quand sa mission est prolongée à 12 mois ou au-delà. En ce qui concerne les documents à l’appui, il est arrivé dans certains cas que le dossier ne contienne ni reçus ni certificats de voyage. De plus, le dossier de beaucoup de membres rentrés de mission à l’avance ne contenait aucun document sur les mesures de redressement à prendre ou à ne pas prendre.

La faiblesse des contrôles en matière d’ARDC/IDRF a eu pour conséquences le versement d’indemnités de congé excédentaires à certains membres en mission, donc une forme d’iniquité. À cause d’erreurs dans les paiements, certains membres n’ont pas reçu leur ADV, et il y a un risque que les avances d’ADV insuffisamment documentées ne puissent pas être récupérées.

Frais de subsistance

Les erreurs quant aux frais de subsistance étaient le plus souvent dues à l’emploi du mauvais taux de change (pour le calcul des loyers et des services publics). Pour leur part, les remboursements de repas erronés résultaient le plus souvent d’un mauvais calcul des prestations journalières.

La faiblesse des contrôles en matière de frais de subsistance a eu pour conséquences des trop-payés et des moins-payés aux membres.

5. Conclusions

5.1 Exactitude et opportunité des paiements d’indemnités et d’avantages

Selon les résultats de la vérification, les avantages et indemnités sont généralement versés à temps, mais leur justesse au sens des politiques et règlements gouvernementaux et ministériels laisse à désirer.

Aussi l’équipe de vérification recommande-t-elle à la direction les mesures suivantes :

• Élaboration d'une politique énonçant les renseignements sur le personnel qui sont nécessaires à l'administration des avantages et indemnités;
• Révision de la base de données à la recherche d'erreurs et d'omissions, et corrections de la base de données au besoin;
• Définition et documentation, conformément aux politiques, de procédures pour calculer et administrer les avantages et les indemnités;
• Instauration à la SDMPI de pratiques d'assurance de la qualité pour tous les membres qui rentrent de mission;
• Évaluation de la nécessité de normes de service qui établiraient des échéances pour le versement des avantages et indemnités.

›› Annexe A - Aperçu par objectif de vérification