Vérification des stocks relatifs aux événements majeurs

Contexte

Comme suite à l’autopsie de la gestion des stocks ayant servi au sommet du G8 et dans le but de faciliter la gestion et le contrôle efficaces et efficients des stocks destinés à tous les événements majeurs désignés, une fonction de gestion des stocks relatifs aux événements majeurs a été établie. Cette fonction visait à rendre compte de tous les articles achetés en vue d’un événement d’envergure depuis 1998, y compris le sommet du G8 (pour lequel on aurait acheté environ 28 millions de dollars d’articles, d’après les données financières non vérifiées tirées du système TEAM), et à mettre en oeuvre une fonction d’entreposage (étiquetage, emballage, rangement et expédition) pour la gestion de l’équipement utilisé lors de grands événements.

L’acquisition de l’équipement et des fournitures nécessaires aux activités opérationnelles menées dans le cadre du sommet du G8 à Kananaskis en 2002 s’est faite de différentes façons. Certains articles ont été achetés par la GRC pour le sommet, tandis que d’autres venaient d’événements antérieurs. Le Solliciteur général a également acheté de l’équipement aux fins d’utilisation par d’autres organismes policiers en Alberta pendant le sommet, et une partie de cet équipement a par la suite été retournée à la GRC et ajoutée à ses stocks.

Le gros des stocks relatifs aux événements majeurs, y compris les articles liés au G8, fait actuellement l’objet d’un transfert des deux entrepôts de l’aéroport Springbank (Calgary) à une installation centrale à Ottawa. Certains articles ont déjà été distribués à l’échelle de la GRC à des fins opérationnelles. Comme on n’avait pas tenu de liste des stocks pendant le sommet du G8, on a préparé une liste maîtresse des stocks relatifs aux événements majeurs après le fait, à partir des articles dont on disposait. Les responsables de la gestion des stocks relatifs aux événements majeurs ont fait un rapprochement entre les articles achetés ou reçus pour le sommet du G8 et les stocks qui se trouvent à Calgary.

En janvier 2003, le Comité de vérification a demandé à la Vérification interne de procéder à la vérification des stocks ayant servi au G8.

Objectifs de la vérification

La vérification avait pour but de montrer, avec une certitude raisonnable, que la liste maîtresse des stocks relatifs aux événements majeurs, telle qu’établie le 7 février 2003, qui comprend les stocks du sommet du G8 tenu à Kananaskis en 2002, était fidèlement présentée à tous les égards importants. Plus précisément, il s’agissait de vérifier les points suivants:

A) l’existence d’une liste des stocks et de documents justificatifs appropriés (c’est-à-dire contenant les renseignements pertinents);
B) l’intégralité de la liste des stocks et des documents justificatifs;
C) l’exactitude de la liste des stocks et des documents justificatifs;
D) la protection adéquate des stocks.

Portée

La vérification s’est concentrée sur la liste maîtresse des stocks relatifs aux événements majeurs établie en date du 7 février 2003, sur les documents justificatifs et sur les stocks d’articles liés aux événements majeurs, y compris les stocks utilisés lors du sommet du G8 tenu à Kananaskis en 2002.

La vérification n’a toutefois pas porté sur les points suivants:

• la pertinence des mesures de contrôle visant les activités d’acquisition et de passation de marché relatives à l’achat d’articles pour le G8;
• le caractère raisonnable de la nature et de la quantité des articles achetés pour le sommet du G8, utilisés lors de celui-ci et conservés par la suite;
• l’efficience et l’efficacité de la gestion des stocks relatifs aux événements majeurs.

Méthode

La vérification a été menée selon les Normes pour la pratique de la vérification interne et les normes de vérification généralement reconnues du Canada, qui exigent que les vérifications soient planifiées et exécutées de façon à déterminer avec une certitude raisonnable si l’information financière est exempte d’inexactitudes importantes. La vérification comportait donc les procédés jugés nécessaires pour montrer avec une certitude raisonnable que les objectifs susmentionnés avaient été atteints. Parmi ces procédés, établis en fonction de critères de vérification précis découlant des politiques et des procédures pertinentes de la GRC et du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), figuraient, entre autres, des entrevues, des observations, des passages-témoins, une étude de la documentation justificative, l’échantillonnage dirigé des documents justificatifs et le dénombrement des stocks. Pendant la semaine du 10 février 2003, on a procédé à un dénombrement par échantillon des stocks dans les entrepôts de l’aéroport Springbank, suivit d’une visite au quartier général de la Division K à Edmonton pendant la semaine du 3 mars 2003 pour des procédés de vérification supplémentaires relatifs à des documents justificatifs connexes.

Équipe de vérification interne

L’équipe de vérification interne comptait les vérificateurs suivants:

• Sylvain Michaud, directeur de la Vérification interne, Structure organisationnelle
• Raffaella Bertorelli, vérificatrice financière supérieure
• Sandra Lopes, vérificatrice financière
• Julie Bédard, vérificatrice financière
• Serg. Pete Nazaroff, vérificateur

Résultats de la vérification

À la suite de la vérification, nous avons repéré plusieurs faiblesses dans la gestion et le suivi des stocks pendant le sommet du G8 tenu à Kananaskis en 2002. Ces faiblesses ont contribué aux difficultés éprouvées par le personnel chargé de la gestion des stocks relatifs aux événements majeurs dans le rapprochement entre les articles en stock et les documents justificatifs. Nous avons examiné le processus de rapprochement et avons conclu qu’il ne permettait pas de veiller à ce que la liste maîtresse des stocks relatifs aux événements majeurs soit exacte à tous les égards importants.

Voici le résumé des résultats de la vérification:

A) Bien qu’une liste maîtresse des stocks relatifs aux événements majeurs ait existé au moment de la vérification, la liste en date du 7 février 2003 n’était pas adéquate en ce sens qu’elle ne fournissait pas suffisamment d’information concernant les articles en stock. De plus, nous ne pouvons nous prononcer sur l’existence et le caractère adéquat des documents justificatifs, puisque nous avons constaté, après examen d’un échantillon des articles en stock, que de nombreux documents justificatifs concernant leur acquisition étaient introuvables. Cela ne veut pas dire que les documents n’existent pas, mais plutôt que le caractère insuffisant de l’information fournie dans la liste des stocks ne permettait pas de remonter la piste de vérification jusqu’aux documents justificatifs correspondants.

B) Étant donné les faiblesses du processus de rapprochement exposées dans les résultats détaillés présentés plus loin, nous en sommes venus à la conclusion que la liste maîtresse des stocks relatifs aux événements majeurs et les documents justificatifs correspondants étaient incomplets.

C) Étant donné les faiblesses du processus de rapprochement exposées dans les résultats détaillés présentés plus loin, nous en sommes venus à la conclusion que la liste maîtresse des stocks relatifs aux événements majeurs et les documents justificatifs correspondants étaient inexacts.

D) Nous n’avons relevé aucune faiblesse importante en ce qui concerne la protection des articles en stock. Nous pouvons donc conclure que les stocks sont bien protégés.

Les résultats de la vérification présentés à l’annexe A sont accompagnés de recommandations quant aux améliorations à apporter en vue des événements majeurs qui auront lieu à l’avenir. Ces recommandations sont présentées dans une optique prospective, puisque le sommet du G8 à Kananaskis a eu lieu il y a un an et que les efforts pour corriger les problèmes survenus alors ne seraient pas nécessairement rentables.

Objectif de vérification	L’objectif précis examiné au cours de la vérification.
Constatations	Critères	Ce qui devrait être en place, d’après les cadres de contrôle reconnus
	Évaluation de la situation actuelle	Ce qui est en place, d’après les preuves recueillies par l’équipe de vérification interne
	Risques possibles	Risques ou conséquences possibles de la situation actuelle si les recommandations issues de la vérification ne sont pas mises en oeuvre
Recommendation		Recommandation de la Vérification interne pour atténuer les risques
Plan d’action de la gestion	Mesures à prendre	Réponse ou plan d’action présenté par la gestion quant à sa décision sur la méthode de mise en oeuvre des recommandations issues de la vérification ( à venir ).
	Personne responsable
	Calendrier du projet

B. Aiken
Directeur général, Vérification interne

Annexe A - Constatations des vérificateurs

Objectif de vérification A : L’existence d’une liste des stocks et de documents justificatifs appropriés.

Constatation A1: Manque de renseignements essentiels dans la liste des stocks

Critères - Selon les politiques et les pratiques exemplaires en la matière, une liste de stocks doit contenir des renseignements suffisants (description des articles, quantité, prix unitaire, etc.). Selon le paragraphe 9.1 (d) de l’annexe A de la Politique sur la gestion du matériel du SCT, les articles de plus de 1 000 $ doivent être gérés au cas par cas (base de données sur les stocks ou sur le matériel utilisé). Normalement, il faut au moins indiquer le prix, la quantité, le fournisseur, la date d’acquisition, le numéro de pièce ou d’identification du fabricant et le numéro de nomenclature de l’OTAN. De plus, le paragraphe G.1 du chapitre V.3 du Manuel d’administration de la GRC (« Contrôle des stocks ») précise que: « Le matériel de la GRC est catalogué et identifié au moyen d’un numéro unique (fiche maîtresse du matériel) selon les normes du système de catalogage du gouvernement canadien (SCGC). Les normes sont basées sur le système de codification de l’OTAN et comportent des indicatifs de catégories de base (à 4 chiffres). »

Évaluation de la situation actuelle - La liste maîtresse des stocks relatifs aux événements majeurs établie en date du 7 février 2003 n’indiquait le prix unitaire d’aucun article. Sans cette information, il est impossible de déterminer si la liste comportait des articles de plus de 1 000 $, qui auraient nécessité un suivi plus étroit et la présentation de renseignements supplémentaires, dont le fournisseur, la date d’acquisition, le numéro de pièce ou d’identification et le numéro de nomenclature de l’OTAN. Ces renseignements n’ont été fournis pour aucun des articles de la liste. Pourtant, des procédés supplémentaires effectués à partir d’un échantillon ont révélé que la liste comportait plusieurs articles de plus de 1 000 $.

Au moment de la vérification, le personnel chargé de la gestion des articles relatifs aux événements majeurs essayait de déterminer le prix unitaire de chaque article. Il examinait les documents d’acquisition pour trouver les prix d’achat, mais étant donné l’absence de pistes de vérification et, par conséquent, l’accessibilité limitée des documents d’acquisition, il a également consulté des catalogues de fournisseurs et communiqué directement avec les éventuels fournisseurs pour connaître les prix d’achat. Faute de pistes de vérification, le nom du fournisseur et la date de l’achat sont souvent inconnus, ce qui veut dire que l’exercice de détermination des coûts qui a été effectué ne permettra pas d’assurer l’exactitude complète des coûts des articles en stock (c’est-à-dire qu’il ne permettra pas nécessairement de déterminer le prix réel payé au moment de l’achat). Reste à voir si cet exercice peut entraîner des inexactitudes importantes dans la liste des stocks.

Il convient de noter que la liste maîtresse des articles relatifs aux événements majeurs a été dressée après le sommet du G8 à Kananaskis. Les articles n’ont pas fait l’objet d’un suivi approprié depuis le moment de leur achat jusqu’au moment de leur entreposage, principalement parce qu’un modèle approprié d’acquisition et de gestion du matériel n’avait pas été conçu et mis en oeuvre pour assurer le respect des politiques et des procédures applicables. Un tel suivi aurait permis de saisir les données pertinentes depuis la date de l’achat jusqu’à celle de la cession.

Risques possibles - L’absence de renseignements clés dans la liste des stocks entraîne les répercussions suivantes:

• incapacité à assurer le suivi des articles de grande valeur; difficulté à remonter la piste des articles jusqu’à l’achat;
• incapacité à rendre compte avec exactitude du coût des articles à des fins financières ou comptables;
• confusion à l’égard de la description des articles, étant donné l’absence d’identificateurs propres à chaque article;
• non-conformité aux politiques du SCT et de la GRC.

Recommandation A1:

Les cadres de la Police de protection devraient, avec l’aide de la Gestion générale et du Contrôle, élaborer et mettre en oeuvre un cadre officiel d’acquisition et de gestion du matériel afin de gérer et de suivre correctement les articles liés aux événements majeurs. Ce cadre devrait notamment porter sur les éléments suivants: la stratégie d’acquisition et de gestion du matériel, la structure organisationnelle, la définition des rôles et des responsabilités, la dotation, les besoins en formation et en technologie (système TEAM), les politiques et les procédures pertinentes (SCT et GRC), les processus de rapprochement officiels avec le système TEAM, la comptabilité, la piste de vérification, la gestion des dossiers, l’entreposage, la surveillance, la protection et la cession des biens.

Plan d’action A1 de la gestion :

Mesures à prendre:

Mesures initiales (dans les 90 jours)
1. La Direction de la police de protection vient de créer un poste de responsable des Services de direction, dont le titulaire est mandaté pour répondre aux préoccupations soulevées lors de la vérification.

2. La Direction de la police de protection cherche actuellement une personne-ressource pour prendre possession des biens ayant servi au G8 et pour en organiser l’entreposage afin de veiller à ce qu’ils soient convenablement protégés.

3. Procéder à un inventaire complet des biens ayant servi au G8 au cours duquel on photographiera les articles, créera un catalogue pour les répertorier et établira une base de données pour leur gestion.

Mesures supplémentaires (dans les 180 jours)
4. Examiner les documents justificatifs dont on dispose et les comparer aux articles en stock. En l’absence de documents justificatifs, on prendra des mesures pour déterminer où et quand les achats ont été faits afin d’essayer de récupérer la documentation justificative.

5. Assurer la liaison avec les autres ministères fédéraux et avec l’industrie afin de déterminer les pratiques exemplaires en ce qui concerne le contrôle des stocks et les procédures connexes.

6. Mettre les articles en stock à la disposition des autres secteurs d’activité afin de tout faire pour distribuer les articles ayant une durée de conservation (date de péremption).

Autres mesures supplémentaires (dans les 12 mois)
7. Entrer immédiatement en liaison avec le Service des acquisitions et contrats pour obtenir les directives nécessaires en ce qui concerne les politiques et les procédures d’acquisition.

8. Passer en revue les procédures d’acquisition appliquées lors d’événements d’envergure antérieurs (Sommet de la francophonie à Moncton et Sommet des Amériques à Québec) et en dégager des pratiques exemplaires.

9. Élaborer un cadre complet pour l’acquisition, le contrôle et la cession des stocks (sous forme de manuel) qui servira de guide pour tout autre événement majeur.

Personne responsable (poste): Officier responsable des Services de direction, Police de protection

Dates limites pour l’accomplissement des travaux:

• 1er septembre 2003 (mesures initiales)
• 1er décembre 2003 (mesures supplémentaires)
• 1er juin 2004 (autres mesures supplémentaires)

Constatation A2: Documents justificatifs introuvables

Critères - Il faut conserver suffisamment d’information sur les stocks pour permettre la vérification de l’existence de documents justificatifs (par exemple des dossiers d’acquisition).

Évaluation de la situation actuelle - Nous avons choisi, dans la liste maîtresse des articles liés aux événements majeurs établie en date du 7 février 2003, un échantillon d’articles afin de remonter jusqu’aux documents d’acquisition correspondants. Ce procédé de vérification visait à examiner les documents justificatifs afin de vérifier si les articles de la liste avaient bel et bien été achetés pour le sommet du G8 à Kananaskis et de confirmer qu’ils avaient leur place parmi les stocks. Plusieurs renseignements n’ayant pas été fournis pour chaque article, dont le nom du fournisseur, la date de l’achat et le prix unitaire, il a été impossible de retrouver les documents d’acquisition de la plupart des articles de l’échantillon. Un registre de suivi des acquisitions avait été établi dans le cadre du processus d’acquisition du G8, mais nous avons constaté qu’il était incomplet, donc inutile pour comparer les articles en stock aux achats correspondants. Au cours de discussions avec divers intervenants dans le processus d’acquisition pour le G8, nous avons appris que l’achat des biens destinés au G8 se faisait par divers moyens qui contournaient le processus d’acquisition (demandes de remboursement de dépenses, cartes d’achat, etc.), ce qui explique en partie la difficulté à retrouver les documents d’acquisition. Il convient de noter que, sans l’autorisation nécessaire, l’achat de biens contre remboursement des dépenses ne respecte pas les lignes directrices énoncées dans le Guide sur l’exercice des pouvoirs délégués à l’intention des gestionnaires de la GRC.

Il importe également de noter que la liste maîtresse des stocks a été dressée après le sommet du G8 à Kananaskis. Les articles n’ont pas fait l’objet du suivi approprié depuis leur achat jusqu’à leur entreposage. Un tel suivi aurait permis de saisir les données pertinentes au fur et à mesure qu’on les obtenait et, par le fait même, de remonter jusqu’à l’achat de chaque article.

Risques possibles - L’absence d’une piste de vérification adéquate, telle que décrite plus haut, entraîne l’incapacité de déterminer si les documents justificatifs correspondants existent et sont adéquats. De plus, il est impossible de valider les articles figurant sur la liste en ce qui concerne la description, la quantité, le prix unitaire, etc.

Recommandation A2: Voir la recommandation A1

Objectif de vérification B : L’intégralité de la liste des stocks et des documents justificatifs.

Constatation B1: Caractère incomplet de la liste des stocks et du rapprochement

Critères - Il faut maintenir en tout temps une liste de tous les articles en stock.

Évaluation de la situation actuelle - Nous avons constaté que la liste des stocks n’avait été dressée qu’après le sommet du G8 à Kananaskis. Il s’agit là d’une grave faiblesse qui a empêché le suivi et la gestion corrects des stocks. La liste maîtresse des articles liés aux événements majeurs a été établie après coup, à partir du dénombrement des articles qui se trouvaient dans les magasins plutôt qu’en fonction des articles qui devaient s’y trouver compte tenu des achats et des reçus de réception initiaux. Comme l’a expliqué le personnel chargé de la gestion des articles liés aux événements majeurs, la liste n’était pas complète mais constituait un travail en cours, puisqu’elle avait seulement été dressée après le fait. Elle était mise à jour au fur et à mesure que de nouvelles informations étaient obtenues et que les biens étaient récupérés et comptés. Un processus de rapprochement était en cours pour déterminer quels articles avaient été achetés pour le sommet du G8 et auraient dû se trouver parmi les stocks.

D’après les résultats d’un dénombrement effectué pendant la semaine du 10 février 2003, la liste maîtresse des stocks en date du 7 février 2003 était incomplète. Nous avons choisi un échantillon d’articles en stock, vérifié les biens sur la liste contre ceux qui se trouvaient dans les entrepôts de l’aéroport Springbank, et vice versa. Nous avons constaté plusieurs écarts:

• nous n’avons pas réussi à trouver dans les entrepôts certains des articles figurant sur la liste;
• nous n’avons pas réussi à trouver sur la liste certains des articles qui se trouvaient dans les entrepôts.

Au terme du dénombrement des articles se trouvant dans les deux entrepôts, nous avons signalé ces écarts aux responsables de la gestion des articles liés aux événements majeurs. À la suite de leur enquête, ils ont pu corriger ou expliquer certains écarts, mais d’autres persistaient toujours.

Nous avons obtenu une preuve supplémentaire du caractère incomplet de la liste maîtresse des stocks lorsque nous avons choisi un échantillon d’achats pour le G8 dans les transactions imputées aux codes d’interclassement du G8 dans le système TEAM. Nous avons examiné les factures connexes pour vérifier si les achats en question visaient des articles destinés au G8. Ce procédé de vérification visait à déterminer si les articles achetés figuraient parmi les stocks. Les résultats de la vérification ont révélé de nombreux écarts qui font présentement l’objet d’une étude par les responsables de la gestion des articles liés aux événements majeurs.

Un rapprochement était en cours pour déterminer quels articles avaient été achetés pour le G8 et auraient dû figurer parmi les stocks. Le processus de rapprochement consistait à examiner les dossiers d’acquisition. Cependant, ces dossiers se sont avérés d’une utilité limitée puisqu’ils étaient incomplets. Un rapprochement à partir du système TEAM et des comptes créditeurs aurait rendu compte plus exactement des achats effectués pour le G8. Les responsables de la gestion des articles liés aux événements majeurs n’ont pas privilégié cette méthode, jugeant qu’elle prendrait trop de temps du point de vue administratif.

Risques possibles - Sans liste complète des stocks, il est impossible d’assurer correctement la gestion et le suivi des stocks. Sans rapprochement exact et complet des dépenses effectuées en vue du G8, il sera impossible de confirmer l’intégralité et l’intégrité des stocks actuels liés aux événements majeurs.

Recommandation B1: Voir la recommandation A1

Objectif de vérification C : L’exactitude de la liste des stocks et des documents justificatifs.

Constatation C1: Inexactitude de la liste des stocks

Critères - La liste maîtresse des articles liés aux événements majeurs doit être exacte afin de refléter fidèlement les articles qui sont réellement en stock.

Évaluation de la situation actuelle - Après le dénombrement par échantillon des stocks, nous avons constaté divers écarts qui nous portent à conclure à l’inexactitude de la liste maîtresse des articles relatifs aux événements majeurs en date du 7 février 2003:

• nous n’avons pas réussi à trouver divers articles figurant sur la liste;
• certains articles en stock figuraient deux fois sur la liste;
• la liste des stocks donnait des descriptions inexactes de certains articles;
• il a été impossible de trouver les documents d’achat correspondant à la plupart des biens achetés ou reçus que mentionnait la liste;
• à plusieurs reprises, les quantités indiquées sur la liste des stocks différaient des quantités comptées;
• certains des articles se trouvant parmi les stocks ne figuraient pas sur la liste.

Après le dénombrement des stocks dans les entrepôts de l’aéroport Springbank, nous avons signalé ces écarts aux responsables de la gestion des articles liés aux événements majeurs. À la suite de leur enquête, ces derniers ont pu corriger ou expliquer certains écarts, mais d’autres persistaient toujours. Les responsables de la gestion des articles liés aux événements majeurs ont par ailleurs expliqué que la liste constituait un travail en cours et qu’elle était continuellement mise à jour en fonction des données d’inventaire les plus exactes. Comme nous l’avons signalé dans la constatation B1, un processus de rapprochement était en cours pour accroître l’exactitude de la liste des stocks.

Risques possibles - L’inexactitude de la liste des stocks entrave la gestion, le suivi et la protection adéquats des biens en stock, quel que soit le moment où l’écart se produit.

Recommandation C1: Voir la recommandation A1

Constatation C2: Faiblesses dans les processus d’acquisition et de gestion du matériel

Critères - Pour obtenir des résultats complets et exacts en ce qui concerne les stocks, il faut élaborer et mettre en oeuvre un cadre officiel d’acquisition et de gestion du matériel.

Évaluation de la situation actuelle - Au cours de la vérification, nous avons mené plusieurs entrevues pour nous familiariser avec le processus d’acquisition et de gestion du matériel qui avait été suivi pour le sommet du G8 à Kananaskis. Diverses faiblesses ont alors été décrites:

• Les rôles et les responsabilités du personnel clé n’étaient pas clairement définis.
• Le processus d’acquisition établi pour le G8 était contourné au moyen d’autres méthodes, telles que les cartes d’achat et les demandes de remboursement de dépenses personnelles.
• Certains employés travaillant à la gestion du matériel n’avaient ni l’expérience ni les compétences voulues pour remplir leurs fonctions.
• Le personnel n’a reçu aucune formation.
• Le module Maintenance du système TEAM, pour les articles de faible valeur, et le module Gestion des stocks, pour les biens en stock, n’ont pas été utilisés pour le suivi des articles destinés au G8, comme l’exigent la politique de la GRC en ce qui concerne le contrôle des stocks, qui est énoncée aux paragraphes V.3.E.1 et E.2 du Manuel d’administration, et la politique de la GRC sur la comptabilité des stocks.
• Le système de codes à barres BassetPro n’a pas été pleinement utilisé.
• La formule S185 n’a pas permis de suivre adéquatement la réception et la distribution des articles en stock. Elle devait permettre de documenter les entrées et sorties des articles en stock utilisés par les membres pendant le sommet du G8 à Kananaskis, mais on a perdu le contrôle de ce système pendant l’événement. Les personnes interviewées ont expliqué que, vu l’immense volume d’articles rapportés à la suite du sommet, il arrivait qu’une S185 ne soit pas remplie pour chaque article ou soit perdue. De plus, plusieurs faiblesses de contrôle sont associées à ces formules, notamment l’absence de numéros séquentiels et la difficulté d’établir une correspondance entre les formules remplies pour la distribution d’articles et les formules remplies pour la réception d’articles.

Par ailleurs, pendant le dénombrement effectué aux entrepôts de l’aéroport Springbank, nous avons constaté que quelques articles inclus dans la liste des stocks destinés aux événements majeurs (par exemple des écrans d’ordinateur) avaient un certain âge, n’avaient manifestement pas été achetés pour le sommet du G8 à Kananaskis et n’avaient pas été reçus à la suite d’événements antérieurs. Étant donné l’absence de contrôles pour le suivi des articles en stock, ajoutée à l’absence d’un processus de rapprochement exact, il était impossible de déterminer pourquoi ces articles figuraient parmi les stocks et s’ils y avaient leur place.

Il faut cependant reconnaître que d’importantes contraintes de temps s’appliquaient au sommet du G8 à Kananaskis, ce qui a contribué aux faiblesses notées plus haut. Il n’en demeure pas moins que, dans n’importe quel projet, il faut établir des contrôles internes appropriés afin d’atteindre les objectifs visés.

Les responsables de la gestion des articles liés aux événements majeurs travaillent actuellement à un rapport sur les leçons apprises du sommet du G8, qui évaluera les fonctions d’acquisition, de logistique, d’entreposage, d’expédition et de réception, pour ensuite présenter des recommandations en vue des événements ultérieurs.

Risques possibles - L’absence d’un cadre officiel d’acquisition et de gestion du matériel peut entraver considérablement la capacité de la GRC à bien gérer et suivre les stocks destinés aux événements majeurs qui auront lieu dans les années à venir, à bien protéger les éléments d’actif, à fournir aux gestionnaires des renseignements exacts et à jour aux fins de la prise de décisions et à favoriser la conformité aux politiques et aux procédures applicables.

Recommandation C2: Voir la recommandation A1