Vérification du Système des rapports statistiques sur les opérations (RSO) Rapport final Mai 2005

Resumé

Le Système des rapports statistiques sur les opérations (RSO) est un ancien système mis en oeuvre en 1982. Le système vise à recueillir des données opérationnelles et à fournir des renseignements aux gestionnaires, aux cadres supérieurs et aux clients externes, dont le Centre canadien de la statistique juridique (CCSJ), pour la prise de décisions. En tant qu’organisation de police axée sur les renseignements, l’exactitude et l’intégralité de cette information sont critiques. Vérification et Évaluation a identifié le système RSO comme un secteur à risque élevé et l’a inclus dans le plan de vérification axé sur les risques en 2002 (révisé en 2004-2005).

Même si la GRC développe et met en oeuvre actuellement de nouveaux systèmes de gestion des dossiers d’incidents (SGDI), le Système d'incidents et de rapports de police (SIRP) et le système PRIME (Police Record Information Management Environnement), le système RSO relèvera de la responsabilité de la GRC pendant de nombreuses années encore. Puisque la plupart des données du système RSO ne seront pas transférées immédiatement au SIRP et au système PRIME, le système RSO contiendra des dossiers pendant la prochaine décennie encore et la direction doit encore soutenir le système RSO jusqu'à ce que tous les dossiers courants aient été classés et aient atteint leur date d’élimination. La présente vérification vise également à veiller à ce qu’un cadre de contrôle de la gestion rigoureux soit mis en oeuvre concernant le SIRP et le système PRIME. Compte tenu de ce qui précède, les recommandations figurant dans le présent rapport ont été formulées afin de régler les problèmes décelés dans l’environnement courant du système RSO et les risques qui pourraient exister dans l’environnement du SIRP et du système PRIME.

Les objectifs de la présente mission de vérification étaient les suivants :

• 1. Évaluer l’exactitude et l’intégralité de l’information dans le système RSO.
• 2. Déterminer si le cadre de contrôle de la gestion ¹ est efficace et appuie adéquatement les objectifs du système RSO.

1 Cadre de contrôle de la gestion : l’ensemble des systèmes et pratiques interreliés adoptés par la direction (ce qui existe) afin d’atteindre les objectifs fixés; cela inclut les contrôles intégrés qui offrent la certitude raisonnable à la direction que les objectifs précis seront été atteints.

Conclusion

En ce qui a trait à l’exactitude et l’intégralité de l’information contenue dans le système RSO, l’équipe de vérification a déterminé que des mécanismes et contrôles appropriés existaient pour veiller à ce que toutes les fiches du Système de récupération des renseignements judiciaires (SRRJ) ² figurent dans la base de données du système RSO. Toutefois, l’équipe de vérification a également conclu avec un niveau de confiance de 90 % que 27% ± 3% des dossiers RSO contenaient des erreurs dans la classification de l’incident. Par conséquent, nous sommes d’avis que si la direction utilise cette information pour prendre des décisions concernant l’affectation des ressources, pour renseigner les intervenants (partenaire à contrat et au sein de la communauté et autres services de police) sur la criminalité dans leur communauté et pour planifier son travail afin de rendre les communautés plus sûres, cela pourrait porter la direction à prendre des mesures inappropriées ou inefficaces.

2 Le SRRJ sert à consigner les demandes de service de nature opérationnelle que reçoit la GRC.

L’équipe de vérification a également conclu que le cadre de contrôle de la gestion du système RSO ne parvenait pas à appuyer l’atteinte des objectifs du système RSO. L’équipe de vérification a étudié sept éléments du cadre de contrôle de la gestion. Dans chacun de ces éléments, nous avons identifié des problèmes qui limitent la capacité de l’organisation d’atteindre ses objectifs relativement à la collecte et à l’utilisation des données statistiques sur la criminalité. À notre avis, le taux d’erreurs dans les données statistiques sur la criminalité est également attribuable à ces points faibles. Parmi les problèmes cernés figuraient les suivants :

• Les utilisateurs ne comprennent pas la valeur opérationnelle de la collecte et de l’utilisation des données statistiques sur la criminalité;
• Les responsabilités entre les Opérations et l’Informatique sont floues;
• Un système de rendement global n’existe pas;
• Les mécanismes de contrôle de la qualité des données en place pourraient être grandement améliorés et
• Les exigences en matière de compétence et de formation ne sont pas déterminées.

Afin d'obtenir une copie électronique de ce rapport complet (PDF), veuillez envoyer votre demande par courriel à la Section de Vérification et Évaluation (Gestion générale et contrôle) de la GRC: intaudit@rcmp-grc.gc.ca