Vérification de la mise en ouvre du système PRIME par la GRC Rapport final Février 2008

Sommaire

Le Police Records Information Management Environment (« système PRIME-BC »), qui fait partie du modèle intégré d’échange d’information policière de la Colombie-Britannique, est mis en œuvre dans tous les organismes d’application de la loi en Colombie-Britannique en tant que système de gestion des données de la province. À la demande de la Colombie-Britannique, la GRC a accepté de travailler avec les partenaires de la province au déploiement du système PRIME-BC.

En juin 2005, une vérification financière interne de la GRC relative à la mise en œuvre du système PRIME-BC au sein de la GRC a permis de cerner des problèmes de conformité avec les politiques du Conseil du Trésor (CT) ainsi que l’absence d’une gestion de projet adéquate. En décembre 2006, le CT a approuvé la mise en œuvre par la GRC du projet PRIME-BC par suite d’une modification de l’approbation définitive de projet (ADP) visant la mise en œuvre d’un système national de gestion des dossiers. Conformément à la présentation au CT, la GRC était chargée de mener une vérification de suivi concernant la mise en œuvre par la GRC du système PRIME-BC et de présenter les résultats au CT au plus tard le 31 décembre 2007. Par la suite, une entente a été conclue avec le CT en vue de reporter l’échéance au 15 février 2008.

La vérification interne a porté sur plusieurs activités de gestion de projet, y compris la planification du projet, le suivi et la surveillance du projet, l’acquisition de biens et services, la formation, de même que la mise en œuvre et la transition. L’étendue de la vérification ne comprenait pas une comparaison du projet PRIME-BC avec d’autres projets importants de technologie de l’information (TI), un exercice souvent appelé « analyse comparative externe ».

La vérification interne a permis de conclure que bien que certains éléments d’un bon cadre de contrôle de projet aient été observés, des améliorations pourraient être apportées. En particulier, pour les besoins de la gouvernance, il serait utile d’établir le comité directeur initialement prévu et de clarifier le rôle du dirigeant principal de l’information (DPI). L’analyse de rentabilisation ne renferme pas de critères de sélection adéquats permettant de bien comprendre la justification de l’évaluation des diverses options. L’analyse de rentabilisation n’indique pas non plus les coûts directs et indirects permanents, lesquels sont nécessaires pour mener une évaluation continue relative à la mise en œuvre par la GRC des coûts et avantages relatifs au système PRIME-BC. En outre, les mécanismes de suivi du projet et d’établissement de rapports s’y rattachant devraient comprendre une mesure du rendement ainsi qu’un compte rendu des résultats par rapport à la base de référence approuvée. De même, dans le cadre du projet, un plan devrait être établi pour appuyer la transition de la mise en œuvre du système au soutien et à l’entretien de celui-ci. Enfin, l’entente avec la PRIME Corp. devrait respecter la politique de la GRC et renfermer des éléments tels que la description du type de ressources consacrées par la GRC ainsi que la quantité de celles-ci.

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