Table des matières
Afin d'assurer la sécurité des Canadiens et de leurs institutions, la GRC mène certaines de ses opérations et activités de façon secrète, en vue d'infiltrer des organisations criminelles ou terroristes, ou de déguiser les activités de collecte de renseignements de la police.
Les dépenses engagées pour les activités ci-dessus sont appelées « dépenses de nature délicate ». Selon la politique de la GRC, une « dépense de nature délicate » désigne « toute dépense engagée aux fins d'application de la loi pénale qui pourrait être compromise si le paiement était effectué normalement ». Des dépenses de nature délicate sont liées à tous les aspects des services de police et se produisent dans toutes les divisions de la GRC, y compris la Direction générale.
L'objectif était de fournir une assurance raisonnable que le cadre de contrôle de la gestion en place pour les dépenses de nature délicate était adéquat et efficace pour veiller à ce que de telles dépenses soient légitimes. La vérification a porté sur le cadre de contrôle qui était en place au moment des travaux sur le terrain et elle comprenait les transactions relatives aux dépenses de nature délicate pour les exercices 2007-2008 et 2008-2009, ainsi que pour le premier trimestre de l'exercice 2009-2010.
On s'est penché sur l'efficacité des processus d'approbation et sur les contrôles en place, mais on n'a pas évalué le rapport coût-efficacité de chaque opération. De plus, la vérification ne comprenait pas un examen de l'efficacité ou de la pertinence des opérations elles-mêmes, mais elle portait plutôt sur leur conformité aux politiques opérationnelles suivantes : dépenses de nature délicate, opérations d'infiltration, sources humaines ainsi que les articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).
La vérification a permis de déceler des lacunes dans le cadre de contrôle de la gestion des dépenses de nature délicate. Plus précisément, les responsabilités financières n'étaient pas harmonisées avec les pouvoirs, la politique nationale était périmée et la formation destinée aux coordonnateurs des dépenses de nature délicate n'était pas adéquate. On était à rédiger une nouvelle version de la politique au moment des travaux sur le terrain.
On a également décelé des lacunes dans le système national d'inventaire actuel en ce qui concerne l'équipement de nature délicate acquis au moyen de dépenses de nature délicate. La Sous-direction des services d'enquêtes techniques a entrepris la mise en œuvre d'un nouveau système national de répertoriage.
Dans l'ensemble, les dépenses de nature délicate passées en revue étaient conformes à la politique. Dans certains cas, des dépenses qui auraient pu être traitées normalement l'ont été comme des dépenses de nature délicate; il s'agissait en général de faibles montants et de dépenses opérationnelles justifiées.
La GRC a pour mandat d'assurer la sécurité des Canadiens et de leurs institutions, tant à l'échelle nationale qu'internationale, et ce par des mesures de prévention, de détection, d'enquête et d'application de la loi fondées sur le renseignement, qui sont prises contre les terroristes, les organisations criminelles et toute autre activité criminelle. À cette fin, la GRC mène certaines de ses opérations et activités de façon secrète, en vue d'infiltrer des organisations criminelles ou terroristes, ou de déguiser les activités de collecte de renseignements de la police. Le Conseil du Trésor reconnaît les défis présentés par ces types d'opérations et, en conséquence, il a conféré à la GRC des autorisations et des dispenses spéciales. Parmi celles-ci, la plus importante étant la dispense de fournir des rapports externes.
Les opérations et les activités secrètes peuvent comprendre des opérations d'infiltration au cours desquelles les agents de police se font passer pour des criminels ou des sympathisants terroristes; des opérations ou la participation à des activités illégales comme le blanchiment d'argent; la collecte de renseignements à l'aide de dispositifs électroniques; la surveillance électronique ou visuelle de criminels et de leurs contacts; le recrutement d'indicateurs de police ainsi que la protection et la réinstallation de témoins.
Les dépenses engagées pour les activités ci-dessus sont appelées « dépenses de nature délicate ». Selon la politique de la GRC, une « dépense de nature délicate » désigne « toute dépense engagée aux fins d'application de la loi pénale qui pourrait être compromise si le paiement était effectué normalement ». On les appelle communément AR 580 et AR 581.
Bien que le centre de décision pour les dépenses de nature délicate soit les Opérations fédérales et internationales (OFI), en réalité, des dépenses de nature délicate sont engagées dans tous les secteurs d'activité opérationnels, dans chaque division de la GRC ainsi qu'à la Direction générale. On y a recours lors de l'exécution des lois fédérales concernant entre autres les drogues et le crime organisé, la sécurité nationale et la police des frontières, de même que lors des enquêtes sur des crimes qui relèvent de compétences provinciales. Les groupes du soutien opérationnel, comme les Enquêtes spéciales (Affaires spéciales I) et les Opérations spéciales utilisent également les dépenses de nature délicate dans leurs opérations. Tous les achats divisionnaires classés comme dépenses de nature délicate sont enregistrés à l'AR 580.
Des postes ont été créés à l'échelle divisionnaire afin de coordonner et d'examiner les dépenses de l'AR 580. Ces postes portent les noms de réviseurs 580, analystes 580 ou coordonnateurs 580. Pour les besoins du présent rapport, ils seront ci-après appelés coordonnateurs des dépenses de nature délicate.
La Sous-direction des services d'enquêtes techniques (SDSET) est le centre de décision pour les Affaires spéciales I et elle est chargée de fixer les normes et d'acheter l'équipement nécessaire aux enquêtes techniques pour la GRC. Elle établit des relations de confiance avec les entreprises qui sont autorisées à fournir ces types d'équipement aux organismes d'application de la loi. Tous les achats d'équipement qu'effectue la SDSET sont enregistrés à l'AR 581.
Le pourcentage de dépenses de nature délicate engagées par division et par la SDSET est présenté à l'annexe B.
L'objectif de la vérification consistait à donner l'assurance raisonnable que le cadre de contrôle de la gestion actuel pour les dépenses de nature délicate était adéquat, efficient et efficace pour assurer que toutes les dépenses de cette nature étaient légitimes.
La vérification était axée sur le cadre de contrôle de la gestion qui était en place au moment des travaux sur le terrain et elle comprenait les transactions relatives à l'AR 580 et à l'AR 581 pour les exercices 2007-2008 et 2008-2009, ainsi que pour le premier trimestre de l'exercice 2009-2010.
La mission de vérification a été planifiée et menée conformément aux normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.
En juin 2007, le Comité de la vérification et de l'évaluation de la GRC a approuvé une vérification du cadre de contrôle de la gestion pour les dépenses de nature délicate, laquelle était incluse dans le Plan d'évaluation et de vérification axé sur le risque pour la période d'avril 2007 à mars 2009.
La phase de planification de la vérification a débuté en mars 2009, tandis que les travaux sur le terrain se sont échelonnés d'août à novembre 2009. Les travaux sur le terrain comprenaient des procédés de vérification jugés nécessaires pour recueillir suffisamment de preuves en vue d'obtenir l'assurance raisonnable que l'objectif de la vérification avait été atteint. Les tests comprenaient entre autres des entrevues, des observations, un examen des documents pertinents et des examens analytiques.
Les critères de vérification utilisés pour élaborer les procédés de vérification requis sont fondés sur les politiques pertinentes de la GRC, sur d'autres politiques, procédures, règlements et lois applicables ainsi que sur le Modèle de base pour le contrôle de la gestion (ébauche), daté de novembre 2007, du secteur de la vérification interne du Bureau du Contrôleur général.
Des visites sur place ont été effectuées aux endroits suivants : Division C (Québec), Division D (Manitoba), Division E (Colombie-Britannique), Division J (Nouveau-Brunswick), Division K (Alberta), Division L (Île-du-Prince-Édouard) et Division O (Ontario) pour l'AR 580, ainsi qu'à la SDSET pour l'AR 581.
La sélection des services visités s'est faite au moyen de l'analyse des données que contient le système financier ministériel (TEAM) et des renseignements obtenus par le vérificateur à l'étape de la planification. On a tenu compte de la matérialité et de la proximité, en veillant à ce que les secteurs visités soient représentatifs des diverses opérations menées à l'échelle de la GRC.
Dans toutes les divisions visitées, sauf une, l'équipe de vérification a pu examiner les documents à l'appui des dépenses de nature délicate au bureau divisionnaire des enquêtes criminelles la Police criminelle. Dans cet environnement centralisé, les vérificateurs ont eu accès aux documents financiers des services de l'ensemble de la division et ils ont pu examiner et évaluer les motifs du traitement des dépenses à l'AR 580. Cette évaluation a servi à identifier les dossiers opérationnels de chaque qui devaient être examinés en profondeur afin de vérifier leur conformité aux politiques.
Dans une des divisions, les documents pertinents sur les dépenses de nature délicate étaient tenus au sein de chaque service, sans être centralisés, ce qui a empêché l'équipe de vérification de procéder à une revue initiale à l'échelle divisionnaire. À cette situation s'ajoutaient les techniques de classement diverses et variables employées par chacun des services. En raison de ces problèmes, l'équipe de vérification a sélectionné les dépenses de nature délicate à partir des dossiers disponibles dans chacun des services au moment des visites. Il est à noter que ce manque d'homogénéité, parallèlement à la nécessité de recourir à une démarche plus décentralisée, n'a eu aucune incidence sur la capacité de l'équipe à conclure sur le cadre de contrôle de la gestion pour le programme.
On s'est penché sur l'efficacité des processus d'approbation et sur les contrôles en place, mais on n'a pas évalué le rapport coût-efficacité de chaque opération. De plus, la vérification ne comprenait pas un examen de l'efficacité ou de la pertinence des opérations elles-mêmes, mais elle portait plutôt sur leur conformité aux politiques opérationnelles suivantes : dépenses de nature délicate, opérations d'infiltration, sources humaines ainsi que les articles 32, 33 et 34 de la LGFP. Pour achever l'examen, l'équipe de vérification s'est aussi fiée à un examen réalisé par la vérification interne, entre juin 2008 et décembre 2008, et portant sur 60 transactions relatives à des dépenses de nature délicate sélectionnées au hasard. Ces transactions provenaient de toutes les régions et elles découlent de dépenses de nature délicate engagées entre le 1er avril 2007 et le 31 mars 2008.
L'équipe de vérification n'a pas analysé le bien-fondé des systèmes d'inventaire utilisés au pays pour l'équipement et les biens de nature délicate, et elle n'a pas vérifié si les systèmes correspondaient précisément à l'inventaire en place.
Le suivant décrit les termes particuliers utilisés dans le rapport de vérification :
Je suis heureux de commenter la vérification du cadre de contrôle de la gestion (CCG) des dépenses de nature délicate. Je tiens d'abord et avant tout à remercier l'équipe de vérification pour son professionnalisme et son souci du travail bien fait tout au long de ce processus de la plus grande importance. J'aimerais également reconnaître les contributions du centre de décision chargé des dépenses de nature délicate sur le plan de la coordination et de la collecte de réponses sur le terrain en appui à cette vérification.
Afin de situer les résultats et les recommandations qui ont découlé de la vérification dans leur contexte, il est important de noter que la vérification a porté sur les politiques et les pratiques existantes qui faisaient l'objet d'une mise à jour. De plus, au moment où la GRC met de l'avant la nécessité d'accroître son pouvoir de dépenser auprès du Conseil du Trésor, nous sommes conscients de notre responsabilité organisationnelle d'assurer le fonctionnement d'un cadre de responsabilisation de qualité. À cette fin, les divisions et la Direction générale ont pris des mesures importantes au cours des deux dernières années pour combler un certain nombre de lacunes et pour s'assurer que le cadre de responsabilisation est bien implanté. La création d'un centre de décision chargé des dépenses de nature délicate ainsi qu'un examen détaillé axé sur la mise à jour et l'amélioration de la politique nationale sur les dépenses de nature délicate sont deux étapes clés visant à favoriser la responsabilisation.
Nous sommes conscients des vastes travaux qui nous attendent et, dans cette optique, nous avons déjà commencé à déceler des lacunes et à mettre en œuvre des solutions durables à l'appui des recommandations de l'équipe de vérification. Ceci étant dit, la mise en place d'un cadre de responsabilisation de qualité ne se fait pas sans heurts, en particulier à la lumière des pressions financières que nous subissons actuellement en tant qu'organisation. Nous acceptons toutefois les résultats de la vérification du CCG et nous nous conformerons aux recommandations formulées en instaurant des plans d'action clairs, réalisables et représentatifs de l'importance que la GRC accorde aux pouvoirs spéciaux que lui confère le Conseil du Trésor.
S.-comm. R Souccar
Police fédérale
Voici un résumé des principales constatations tirées de la vérification, d'après les résultats décrits à l'annexe C. Pour chaque recommandation présentée, la gestion a :
Le processus de traitement des dépenses de nature délicate variait selon les sites visités. À tous les endroits visités, sauf deux, toutes les dépenses de nature délicate étaient examinées de façon indépendante avant d'effectuer un règlement. Étant donné les risques élevés qui entourent ces transactions, un examen indépendant des dépenses de nature délicate avant d'effectuer un règlement est une mesure de contrôle appropriée qui permet de déceler des erreurs et de les corriger rapidement.
Sans une surveillance adéquate, il existe un risque accru que des erreurs ou une utilisation inappropriée des dépenses de nature délicate ne soient pas détectées et corrigées rapidement.
Lorsqu'ils exercent leur pouvoir de payer conformément à l'article 33 de la LGFP, les responsables des finances doivent examiner la vérification des comptes de toutes les transactions à risques élevés. Lorsqu'on a procédé au remboursement des dépenses de nature délicate, les responsables des finances de GGC ne possédaient pas les habilitations de sécurité requises pour accéder à ces documents pertinents de nature délicate. Bien que cette pratique n'était pas officialisée, les agents (art. 33) comptaient sur les coordonnateurs des dépenses de nature délicate pour effectuer l'examen des paiements en leur nom. Lorsque les coordonnateurs des dépenses de nature délicate détenaient également un pouvoir en vertu de l'article 34, le contrôle interne était affaibli du fait que la vérification et l'examen des comptes étaient en quelque sorte effectués par la même personne.
Sans un examen adéquat de la vérification des comptes concernant les paiements de dépenses de nature délicate, il existe un risque accru que des dépenses soient malencontreusement réglées sous les AR 580 et 581.
La politique en place pour les dépenses de nature délicate était périmée et elle a été modifiée à plusieurs reprises au cours des dernières années. Il s'ensuivit un manque d'uniformité sur le plan de l'application, rendant difficile la conformité à certains articles. La nouvelle rédaction de la politique était en cours au moment des travaux sur le terrain.
Comme l'annexe à la politique nationale décrivant les dépenses qui pouvaient être faites à l'aide de l'AR 580 ne contenait pas de définitions suffisamment détaillées, la politique n'a pas été appliquée de manière uniforme à l'échelle du pays.
De plus, les politiques divisionnaires n'étaient pas toutes alignées sur la politique nationale.
Pour ces raisons, certaines dépenses pourraient malencontreusement être traitées comme des dépenses de nature délicate, et d'autres dépenses qui auraient dû être traitées de cette façon pourraient être traitées normalement. Ce type d'erreur pourrait avoir des répercussions sur la sécurité de la population et des agents et mettre les opérations en péril.
Les coordonnateurs des dépenses de nature délicate n'ont pas eu droit à une formation officielle portant précisément sur les dépenses de nature délicate. Ils ont toutefois pu suivre une formation informelle, en milieu de travail, donnée par leurs prédécesseurs. En raison du niveau de confiance accordé au travail effectué par les coordonnateurs des dépenses de nature délicate, une formation normalisée est essentielle afin d'utiliser les pouvoirs conférés à bon escient.
Les membres sur le terrain et le personnel affecté au traitement des dépenses de nature délicate ont bénéficié d'une formation limitée. Bien qu'on ait abordé les dépenses de nature délicate lors de certains cours opérationnels, cette formation n'a pas répondu aux besoins des utilisateurs des dépenses de nature délicates, ni à ceux de leurs superviseurs.
Sans une formation adéquate, il existe un risque accru que des dépenses soient malencontreusement traitées comme des dépenses de nature délicate. De façon plus significative, les dépenses de nature délicate légitimes traitées normalement pourraient avoir des répercussions sur la sécurité de la population et des agents et mettre les opérations en péril.
La SDSET fait l'achat de l'équipement de nature délicate à l'aide de l'AR 581 et cet équipement est ensuite distribué aux groupes des Affaires spéciales I dans les divisions. Il existe un système d'inventaire national pour cet équipement, mais en raison de lacunes inhérentes, on ne s'en sert pas. En conséquence, un grand nombre de services visités avaient élaboré des systèmes d'inventaire locaux pour faire le suivi de l'équipement. L'absence d'un inventaire national de l'équipement peut entraîner des décisions d'achat fondées sur des données incomplètes ou inexactes qui feront en sorte que l'équipement ne sera pas utilisé à sa pleine mesure.
La SDSET est au courant que le système en place présente des décalages et n'est pas facile à utiliser. À cet effet, on a lancé un processus de mise en œuvre d'un système national de gestion de l'inventaire.
La vérification a permis de conclure que le cadre de contrôle de la gestion des dépenses de nature délicate présentait des faiblesses. Il faut apporter des améliorations pour régler les problèmes suivants :
De manière générale, les dépenses de nature délicate examinées étaient conformes à la politique. Certaines dépenses qui avaient été traitées au moyen de l'AR 580 auraient pu être traitées normalement. Ces erreurs concernaient des dépenses opérationnelles justifiées et il s'agissait en général de faibles montants.

* Correspond aux endroits visités
Le tableau suivant présente les résultats de la vérification interne. L'objectif et les critères correspondants y sont présentés, avec notre opinion du niveau d'exposition au risque qui leur est associé. De plus, une évaluation à l'appui de cette opinion est fournie.
L'évaluation résume les constatations découlant de la vérification, selon les preuves factuelles recueillies et analysées. Les enjeux et les thèmes à retenir, les éventuelles causes et répercussions des problèmes relevés, les initiatives de la direction et les recommandations des vérificateurs fondés sur cette évaluation sont résumés dans la partie « Principales constatations ».
La cote de risque (Élevée, Moyenne, Faible) repose sur le degré d'exposition au risque. Elle correspond à la mesure dans laquelle nous estimons que l'exposition au risque peut influer sur l'atteinte des objectifs de la GRC.
Les rôles et les responsabilités examinés lors de la vérification étaient celles des fonctions d'examen des dépenses de nature délicate, de même que les fonctions de soutien exécutées par les coordonnateurs de la protection des sources et des témoins, les coordonnateurs d'infiltration et les coordonnateurs des couvertures.
Les rôles et les responsabilités des coordonnateurs des dépenses de nature délicate étaient définis et compris dans les divisions où ces postes existaient. Dans les divisions où il y avait moins de transactions AR 580, ou dans les divisions où les postes de coordonnateurs des dépenses de nature délicate étaient vacants, ces fonctions ont été affectées à d'autres postes, comme les coordonnateurs de la protection des sources et des témoins ou les sous-officiers de la Police fédérale ou encore à des réviseurs ou des analystes. L'affectation de ces fonctions n'était pas toujours énoncée dans une description de poste ou dans la liste des fonctions, cependant toutes les personnes interrogées connaissaient ces tâches.
Les rôles et les responsabilités concernant l'AR 581 incombent à la SDSET. Ils sont bien définis et compris à l'échelle de la GRC.
Les responsabilités et les rôles opérationnels des coordonnateurs, y compris ceux des coordonnateurs de la protection des sources et des témoins, des coordonnateurs d'infiltration et des coordonnateurs des sources humaines, étaient compris dans les divisions visitées. Bien que ces fonctions varient d'une division à l'autre, les coordonnateurs interrogés ont mentionné que les fonctions sont bien définies.
Les rôles et les responsabilités des coordonnateurs des couvertures n'étaient pas toujours bien définis. Le Manuel de la gestion des carrières (MGC) contenait une description de poste au niveau de sergent pour un coordonnateur des couvertures (régional/national), cependant il y a un chevauchement avec la description de poste de coordonnateur d'infiltration en ce qui concerne certaines fonctions. Dans certaines divisions, la gestion des couvertures faisait partie des fonctions du coordonnateur d'infiltration ou elle était effectuée à l'échelle régionale plutôt que divisionnaire.
Les pouvoirs financiers associés aux dépenses de nature délicate étaient définis dans le tableau de délégation des pouvoirs, conformément à la politique du CT et de la GRC sur la délégation des pouvoirs.
Les pouvoirs financiers de l'AR 580/581 ont été appliqués conformément au tableau de délégation des pouvoirs. Cependant, dans certaines divisions, les pouvoirs financiers de l'AR 580 ont été restreints en limitant l'approbation à un détenteur de pouvoirs plus haut dans la hiérarchie ou en réduisant les valeurs limites de certains postes désignés dans le tableau. L'équipe de vérification a conclu que ces restrictions tenaient compte de l'environnement dans lequel ces divisions évoluent et qu'elles sont conformes à la délégation des pouvoirs financiers. Dans l'une des divisions, l'équipe de vérification a remarqué que la limite pour un type particulier de dépenses de nature délicate était exagérément restrictive; les cadres supérieurs de la division ont redéfini cette limite lorsqu'on les a informés de ce fait.
Dans les cinq divisions visitées, les remboursements des dépenses étaient validés ou approuvés par le coordonnateur des dépenses de nature délicate avant de rembourser les dépenses au moyen de l'AR 580. Dans trois de ces divisions, l'article 34 la LGFP était délégué au coordonnateur des dépenses de nature délicate .
Dans une sixième division, les formules Demande et autorisation de paiement et les reçus étaient envoyés au service des enquêtes criminelles en même temps que les formules de remboursement des dépenses étaient envoyées à GGC aux fins de règlement. Aucun examen externe de ces demandes de remboursement des dépenses n'était effectué avant le traitement.
Dans une autre division, toute la documentation concernant les dépenses de nature délicate était conservée par les services d'où originait la dépense, à l'exception des paiements versés à des sources humaines confidentielles qui étaient acheminés au GGSH. Le Service d'examens de la Région devaient effectuer un examen périodique d'un échantillon de paiements AR 580.
À la SDSET, personne à l'extérieur des Opérations techniques n'a examiné les transactions traitées au moyen de l'AR 581. La sous-direction a conservé tous les documents pertinents concernant les dépenses imputées à l'AR 581.
En exerçant l'autorité de payer conformément à l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les agents financiers doivent effectuer la vérification des comptes de toutes les transactions à risque élevé. Lorsque des demandes de remboursement de dépenses étaient envoyées aux fins de règlement, les agents financiers de GGC ne possédaient pas
l'habilitation de sécurité requise pour consulter ces documents de nature délicate. Bien qu'il ne s'agissait pas d'une pratique officielle, les agents (art. 33) comptaient sur les coordonnateurs des dépenses de nature délicate pour effectuer l'examen des paiements en leur nom. Lorsque les coordonnateurs des dépenses de nature délicate détenaient également un pouvoir en vertu de l'article 34, le contrôle interne était affaibli du fait que la vérification et l'examen des comptes étaient en quelque sorte effectués par la même personne.
La communication entre le centre de décision chargé des dépenses de nature délicate et les services sur le terrain était limitée. La plupart des coordonnateurs des dépenses de nature délicate interrogés ont affirmé avoir des contacts minimes avec le centre de décision. S'ils avaient des questions, ils communiquaient avec leurs prédécesseurs ou un coordonnateur des dépenses de nature délicate dans une autre division. Ils ont mentionné avoir été informés des modifications à la politique par leur officier responsable des enquêtes criminelles, en général par courriel ou lors d'une réunion d'information.
Il n'y a pas eu de réunion de planification des activités portant précisément sur les dépenses de nature délicate. Des réunions de planification des activités, des conférences, des réunions, etc. ont été organisées pour certains secteurs d'activité qui utilisent couramment l'AR 580, comme les sections de la protection des sources et des témoins, d'infiltration et antidrogue. Les entrevues réalisées ont révélé qu'il y avait peu de discussions sur les dépenses de nature délicate lors de ces événements.
Bien que les employés des services opérationnels interrogés n'avaient pas toujours de contact avec leur coordonnateur divisionnaire des dépenses de nature délicate - certains n'étaient même pas au courant de leur existence - ils ont tous mentionné bénéficier d'un grand soutien de la part de la direction de leur service ou des officiers responsable des enquêtes criminelles lorsqu'ils avaient des questions concernant les dépenses de nature délicate. Malgré cela, une partie d'entre eux s'est dite préoccupée du fait de ne pas toujours pouvoir trouver de l'information au sujet des définitions de ce qui devrait ou ne devrait pas être payé au moyen de l'AR 580, principalement parce que les types de dépenses de nature délicate permis n'étaient pas décrits de façon assez détaillée dans la politique.
Une personne désignée au sein de la GGC divisionnaire ou régionale répondait de manière appropriée aux questions sur le financement imputé à l'AR 580 à l'échelle de la division ou du service.
Un mécasnime de compte rendu opérationnel existait à l'échelle de la division pour les enquêtes. Les dossiers de projets passés en revue ont permis d'apprendre que les exigences étaient respectées et, en cas de nécessité, des comptes rendus étaient présentés à la DG.
Lors d'entrevues, les employés des groupes des Affaires spéciales I ont révélé que les communications avec la SDSET répondaient généralement à leurs besoins.
Les politiques et les procédures liées à l'acquisition et à la liquidation de l'actif et de l'équipement au moyen de dépenses de nature délicate sont définies et communiquées par des politiques administratives, opérationnelles ou autres de la GRC et elles sont disponibles dans de nombreux formats de présentation.
La plupart des divisions et des services visités possédaient leurs propres systèmes d'inventaire pour les biens achetés par le biais de l'AR 580. Ces systèmes étaient indépendants et les autres services ou divisions n'y avaient pas accès. Malgré tout, des biens étaient occasionnellement prêtés à d'autres services ou divisions ou échangés à l'échelle régionale.
La SDSET fait des achats d'équipement de nature délicate au moyen de l'AR 581 et elle distribue ensuite l'équipement aux groupes des Affaires spéciales I dans les divisions. Il existe un système d'inventaire national, cependant, en raison de lacunes inhérentes, il n'était pas utilisé. En conséquence, un grand nombre de services visités avaient élaboré des systèmes d'inventaire locaux afin de faire le suivi de leur équipement. Cette absence d'inventaire national de l'équipement pourrait entraîner des décisions d'achat fondées sur des données incomplètes ou inexactes qui feront en sorte que l'équipement ne sera pas utilisé à sa pleine mesure.
La SDSET est au courant que le système en place présente des décalages et n'est pas facile à utiliser. À cet effet, on a lancé un processus de mise en œuvre d'un système national de gestion de l'inventaire.
Dans les cas de bris ou de perte d'équipement, on a procédé à des évaluations du risque pour déterminer les répercussions et les mesures appropriées à prendre. Ces évaluations ont aussi servi à se prononcer sur des méthodes de livraison convenables.
À cause de contraintes de temps, l'équipe de vérification n'a pas évalué la convenance des systèmes d'inventaire utilisés dans l'ensemble du pays et elle n'a pas déterminé si ces systèmes représentaient précisément l'inventaire existant.
La SDSET a fait des achats par le biais de l'AR 581 afin d'éviter que les caractéristiques techniques des appareils soient connues du public, et pas nécessairement pour empêcher le fournisseur de savoir que la GRC en est l'acheteur.
Dans certains cas, sur le plan juridique, l'équipement acheté pouvait seulement être vendu à des organismes d'application de la loi agréés. En ce qui concerne ces achats « discrets », le vendeur savait que l'acheteur était la GRC. Lorsque plus d'un vendeur offre l'équipement recherché, les achats étaient habituellement faits au moyen du processus de concours décrit dans la politique. Dans le cas de la technologie propriétaire, on a eu recours à des marchés à fournisseur unique. Il y avait toutefois des incompatibilités dans la documentation fournie pour justifier les achats auprès d'un fournisseur unique et l'utilisation de l'AR 581. On a utilisé les marchés à fournisseur unique pour les achats secrets et ceux-ci étaient justifiés.
Des dispenses spéciales ont été accordées à la GRC afin de lui permettre de ne pas divulguer certains détails concernant des achats de nature délicate. De nombreux achats effectués par la SDSET sont de nature spécialisée et seulement disponibles auprès d'un nombre relativement limité de fournisseurs. Cette situation accroît le risque que les relations sans lien de dépendance avec les fournisseurs ne seront pas maintenues. Bien que l'équipe de vérification ne se soit pas penchée sur ces relations, la SDSET était au courant de ce risque
Parmi les dossiers éxaminés qui excédaient les pouvoirs financiers de la GRC, toutes les politiques et les procédures étaient respectées dans la mesure où les achats étaient traités par TPSGC.
La politique en place pour les dépenses de nature délicate était périmée et elle a été modifiée à plusieurs reprises au cours des dernières années. L'équipe de vérification a décelé les lacunes suivantes dans la politique : un manque de cohérence entre les articles de la politique, des renvois à des formules qui n'existent plus et une politique qui entre en conflit avec certains domaines de la formation en ligne.
Le personnel des services sur le terrain a également affirmé que la politique ne contenait pas d'explications claires à propos de ce qui peut être payé par l'AR580. Les vérificateurs ont remarqué que des types de dépenses similaires étaient traités de manière différente selon les divisions, en fonction de l'interprétation locale de la politique. C'est ainsi que des dépenses ont été traitées par l'entremise de l'AR 580 dans certaines divisions et normalement dans d'autres, ce qui a eu une incidence sur les rapports internes des dépenses de nature délicate engagées pour atteindre des objectifs opérationnels.
La nouvelle rédaction de la politique sur les dépenses de nature délicate était en cours au moment des travaux sur le terrain.
La plupart des divisions avaient créé des politiques divisionnaires sur les dépenses de nature délicate et les sources humaines, lesquelles n'étaient pas toujours harmonisées avec la politique nationale. Les entrevues réalisées à l'échelle des divisions et du centre de décision ont révélé qu'il y avait un manque de sensibilisation à cet égard.
Sans une politique et des procédures adéquates, le risque est accru que le processus de dépenses de nature délicate ne soit pas utilisé de la manière prévue à l'intérieur de l'organisation. Par ailleurs, en raison du risque extrêmement élevé qui entoure les secteurs où on utilise les dépenses de nature délicate, des erreurs pourraient avoir des répercussions sur la sécurité de la population et des agents, mettre les opérations en péril et exposer la GRC à des poursuites.
Bien que la vérification ait permis de constater que la plupart des dépenses de nature délicate étaient conformes à la politique, on a décelé certaines erreurs. Il s'agissait en général de faibles montants et de dépenses opérationnelles justifiées qui auraient dû être traitées normalement. Il y a également eu un manque de cohérence dans les divisions et entre elles, comme des dépenses qui ont été traitées normalement dans certains cas et en tant que dépenses de nature délicate dans d'autres.
On a aussi relevé des cas communs de non-conformité à la politique sur les dépenses de nature délicate. En voici quelques exemples :
L'équipe de vérification a constaté que la politique sur les opérations d'infiltration est généralement respectée dans l'ensemble du pays.
L'équipe de vérification a constaté que la plupart des aspects de la politique sur les sources humaines étaient respectés, à l'exception de l'exigence relative aux entrevues annuelles. Il s'agit d'un examen indépendant de la relation entre les agents contrôleurs et les sources et d'un moyen important pour s'assurer que les paiements ont été versés aux sources, tel que déclaré. Parmi les 72 dossiers révisés qui exigeaient une entrevue annuelle, 36 ne contenaient aucun élément de preuve d'une entrevue. Lorsqu'on omet de mener des entrevues annuelles, il existe un risque accru que des problèmes entre les agents contrôleurs et les sources ne soient pas décelés, ce qui peut compromettre la sécurité de la population et des agents et mettre les opérations en péril.
Dans une des divisions visitées, il y avait un élément supplémentaire de non-conformité à la politique sur les sources humaines. Dans la plupart des dossiers de sources humaines révisés, les vérificateurs n'ont trouvé aucun élément prouvant que toutes les vérifications de bases de données appropriées avaient été effectuées pour les nouvelles sources proposées. La réalisation de ces vérifications permet de s'assurer que ces sources n'ont jamais été reconnues comme des traîtres ou des dangers pour la population ou la police.
Dans une autre division, les vérificateurs ont constaté que certains paiements à des sources avaient été versés directement aux membres d'autres services de police qui, à leur tout, devaient remettre les paiements à leurs sources. Bien que ces paiements étaient peu nombreux, la GRC n'a pas fait le suivi de ces paiements et elle n'a pas évalué les sources. Lorsqu'on a fait part de ce problème aux dirigeants de la division, ils ont reconnu que la politique avait été mal interprétée et que des mesures seraient prises pour corriger la situation.
Les transactions impliquant des dépenses de nature délicate qui ont été révisées étaient généralement conformes aux articles 32 et 34 de la LGFP.
La marche du travail liée au traitement des dépenses de nature délicate variait entre les endroits visités. À tous les endroits sauf deux, toutes les dépenses de nature délicate étaient examinées de façon indépendante avant d'en arriver à un règlement. L'une des divisions visitées avait mis en place un mécanisme indépendant d'examen des AR 580 après les règlements, alors qu'une autre division faisait appel au Service d'examens de la Région afin qu'ils examinent des échantillons de dépenses de nature délicate après leur règlement.
En raison du risque élevé de ces transactions, un examen indépendant des dépenses de nature délicate avant le règlement est une mesure de contrôle appropriée qui permet de déceler les erreurs et de les corriger rapidement.
Seule la SDSET a le pouvoir d'utiliser l'AR 581. Ces dépenses n'étaient pas surveillées à l'extérieur des Opérations techniques.
Ensemble, ces deux divisions et la SDSET ont cumulé plus de la moitié des dépenses de nature délicate. En raison des pouvoirs spéciaux que le CT a accordés à la GRC et du fait qu'il n'y a pas de communication externe des dépenses de nature délicate, il incombe à la GRC de veiller à ce qu'il y ait un examen interne minutieux.
La surveillance des dépenses imputées à l'AR 580 comprend la vérification de l'approbation en vertu de l'art. 32 de la LGFP. Les formules utilisées pour ces dépenses, à l'exception de la formule pour les avances de fonds, ne contiennent pas de ligne de signature désignant une approbation de la conformité à l'art. 32. Dans de nombreux cas, la signature d'approbation sur la formule Demande et autorisation de paiement faisait office d'approbation en vertu de l'art. 32, et dans d'autres cas, l'approbation de la formule Planification et rapport d'enquête tenait lieu d'approbation financière et opérationnelle. Il peut ainsi être plus complexe de repérer les pouvoirs conférés en vertu de l'art. 32 pour une dépense particulière. Dans les divisions visitées, on a décidé que les formules de Demande et autorisation de paiement et les formules Planification et rapport d'enquête représenteraient les pouvoirs conférés en vertu de l'art. 32, lorsqu'il n'existait aucune autre définition à ce sujet. Au moment des travaux sur le terrain, on envisageait d'apporter des modifications à ces formules afin que les approbations incluent également l'article 32 de la LGFP.
Des contrôles de la qualité ont été effectués dans les services de divers secteurs opérationnels qui ont recours aux dépenses de nature délicate. Il n'y avait aucun manuel pour l'assurance de la qualité au sein d'un service spécifique à l'AR 580/581.
Les coordonnateurs des dépenses de nature délicate n'ont pas eu droit à une formation officielle portant précisément sur les dépenses de nature délicate. Ils ont toutefois reçu une formation informelle, en milieu de travail, donnée par leurs prédécesseurs, qui comportait des examens des demandes précédentes et des politiques pertinentes. Certains des coordonnateurs de dépenses de nature délicate et des commandants interrogés ont affirmé avoir acquis des connaissances en matière de dépenses de nature délicate en raison de leur expérience de travail au sein d'un service opérationnel. En raison du niveau de confiance accordé au travail effectué par les coordonnateurs des dépenses de nature délicate, une formation normalisée est essentielle afin d'utiliser les pouvoirs conférés à bon escient.
Dans deux des divisions visitées, les coordonnateurs des dépenses de nature délicate ont présenté des exposés et des guides de formation sur l'utilisation des dépenses de nature délicate aux membres sur le terrain. Certains des coordonnateurs des dépenses de nature délicate interrogés ont mentionné que lorsqu'ils relevaient des erreurs fréquentes dans la documentation sur l'AR 580 provenant d'un service particulier, ils communiquaient avec le commandant et offraient de la formation aux membres afin de réduire ces erreurs. Une des divisions offrait un cours d'une heure sur les dépenses de nature délicate à l'occasion des sessions de formation pour les commandants de services.
Les informations concernant la documentation appropriée pour effectuer les paiements aux sources étaient incluses dans la formation en ligne destinée aux agents contrôleurs des sources humaines. On a communiqué des informations sur la réalisation d'achats secrets aux candidats du cours d'infiltration.
Les entrevues avec les superviseurs de différents services ont permis d'apprendre que l'utilisation des dépenses de nature délicate ne faisait pas partie du perfectionnement des superviseurs de la GRC.
La plupart des coordonnateurs des dépenses de nature délicate ont affirmé qu'aucune personne n'était désignée ni formée pour exécuter leurs fonctions en leur absence.
Sans une formation adéquate, le risque que des dépenses soient malencontreusement traitées comme des dépenses de nature délicate est accru. De façon plus significative, les dépenses de nature délicate légitimes traitées normalement peuvent mettre les opérations en péril et avoir des répercussions sur la sécurité de la population et des agents