Gendarmerie royale du Canada
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Vérification du 125e anniversaire de la GRC
Commandites de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Contexte
En 1998 et 1999, la Gendarmerie Royale du Canada (GRC) a reçu des fonds de sources diverses pour les activités entourant son 125e anniversaire. Plus particulièrement, elle a reçu des commandites du gouvernement du Canada, par l'entremise de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). TPSGC a choisi des sociétés affiliées à Groupaction ou ses filiales (Gosselin Communications stratégiques inc. et Lafleur Communication Marketing) pour distribuer en son nom les commandites et, dans certains cas, pour assurer la coordination et la prestation des services de communication à la GRC à l'occasion du 125e anniversaire. Groupaction est une agence de communication établie à Montréal. TPSGC a fourni à la Direction générale de la GRC, par l'entremise de Gosselin Communications stratégiques inc. (Gosselin), des commandites de 1 million de dollars pour financer les activités du 125e anniversaire à l'échelle nationale. De plus, TPSGC a donné à la GRC des commandites de 650 000 $ par l'entremise de Lafleur Communication Marketing (Lafleur) pour le financement des activités qui ont eu lieu particulièrement à la Division C.
Portée de la vérification
La vérification portait sur les commandites que la GRC a reçues de TPSGC pour le financement des activités nationales du 125e anniversaire et les activités qui ont eu lieu particulièrement à la Division C (Québec). Cette vérification, qui a débuté au mois de mai 2002 et s'est terminée au moi d'octobre 2002, portait plus précisément sur les commandites reçues de TPSGC par l'entremise de Gosselin et Lafleur ainsi que sur les dépenses de 1998 et 1999 qui s'y rattachent.
Objectifs de la vérification
Les objectifs de la vérification étaient de fournir une assurance raisonnable que :
1. les commandites de TPSGC pour le financement des activités entourant le 125e anniversaire de la GRC ont été reçues tel que convenu par l'entremise de Gosselin et de Lafleur;
2. les dépenses se rattachant aux commandites de TPSGC pour le 125e anniversaire étaient conformes aux ententes de commandite, aux politiques, aux procédures et aux règlements pertinents, de même qu'à la Loi sur la gestion des finances publiques, la politique en matière de contrat et la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et de la GRC;
3. les commandites de TPSGC pour le 125e anniversaire de la GRC et les dépenses s'y rattachant ont été enregistrées correctement et avec exactitude aux fins comptables et de l'information financière.
Résultats de la vérification
Nous avons vérifié les transactions se rattachant au 125e anniversaire de la GRC et effectué les sondages jugés nécessaires afin de fournir l'assurance raisonnable que les objectifs de la vérification ont été atteints. La vérification a été faite conformément aux Normes pour la pratique professionnelle de l'Institut des vérificateurs internes. Basé sur les résultats de la vérification, nous pouvons conclure avec l'assurance raisonnable que les commandites de TPSGC pour le financement des activités entourant le 125e anniversaire de la GRC ont été reçues tel que convenu par l'entremise de Gosselin et de Lafleur ( objectif 1 ci-dessus). Toutefois, étant donné que certains renseignements nécessaires à la vérification n'étaient pas disponible, nous ne pouvons fournir l'assurance raisonnable que les objectifs 2 et 3 ont été atteints.
Ainsi, nous recommandons que la direction prennent les mesures nécessaires afin d'enquêter plus à fonds l'absence de documents à l'appui qui a donné lieu à cette conclusion. À l'appui de notre conclusion, nous présentons dans le tableau ci-dessus ( Annexe 1 ) les détails de nos constatations pour chaque objectif. De plus, nous soumettons des recommandations.
Équipe de vérification
Sylvain Michaud, Directeur des services de la Structure organisationnelle
Raffaella Bertorelli, Vérificatrice financière supérieure
Sandra Lopes, Vérificatrice financière
Brian Aiken
Directeur général
Sous-direction de l’Évaluation et de la Vérification interne
Annexe 1 Protégé A
Vérification du 125e anniversaire de la GRC (Commandites de TPSGC)
(GHA 232-105)
Objectif de la vérification no 2 : Les dépenses se rattachant aux commandites de TPSGC pour le 125e anniversaire étaient conformes aux ententes de commandite, aux politiques, aux procédures et aux règlements pertinents, de même qu'à la Loi sur la gestion des finances publiques, la politique en matière de contrat et la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et de la GRC..
Comme il n'y avait aucun document à l'appui pour quelques-unes des transactions de notre échantillon se rapportant aux transactions traitées à la Division C, nous n'avons pu compléter toutes nos étapes de vérification. Nous nous sommes informés auprès du personnel au Dépôt des dossiers de la Division C, qui nous a expliqué que les documents à l'appui ont été détruits conformément à la politique sur les dossiers qui prévoit que le délai de conservation des documents liés aux « cérémonies et aux célébrations » est de deux ans. Cependant, selon la même politique, ces documents auraient dû être conservés pendant six ans puisqu'ils contenaient des renseignements financiers tels que des factures.
De même, il nous a été impossible de retracer les documents à l'appui de certaines transactions de notre échantillon se rapportant aux transactions traitées à la DG. Les documents n'ont pu être trouvés ou ont été détruits et aucune explication n'a été fournie. Il nous a donc été impossible de terminer toutes nos étapes de vérification.
Sans documents à l'appui, il est impossible de fournir une assurance raisonnable quant à la validité et l'exactitude des dépenses du projet.
Plan d'action de la gestion Division C : L'enquête administrative effectuée à la Division C a conclu que la destruction des pièces justificatives a été causée par une mauvaise compréhension des politiques pertinentes. Par conséquent, aucune enquête supplémentaire n’est requise. Direction générale : L’enquête administrative effectuée à la Direction générale a conclu que la destruction des pièces justificatives a été causée par une réorganisation parmi la Direction générale et la région centrale. De plus, l’enquête administrative a conclu que la destruction des pièces justificatives n’a pas été causée par un problème systémique et aucune indication d’acte intentionnel ou d’omission n’a été trouvé.
For all items tested for both C Division and HQ, the contracting policy was not followed.
Non-compliance with the policy increases the risk of inappropriate transactions or transactions that do not provide appropriate value for money spent.
Selon les résultats de notre vérification, ces fonctions n'ont pas été bien séparées ni à la Division C, ni à la Direction Générale. Toutefois, aucune information obtenue au cours de cette vérification nous indique que cela a entraîné des transactions irrégulières.
Les coordonnateurs de projet pour le 125e anniversaire de la GRC ont été engagés comme consultants par la Division C et la Direction générale. Toutefois, selon les lignes directrices de l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC), la relation entre ces consultants et la GRC s'apparentaient à une relation employeur-employés.
Le non-respect des règlements peut entraîner des pénalités et des amendes pour la GRC.
Objectif de la vérification no 3 : Les commandites de TPSGC pour le 125e anniversaire de la GRC et les dépenses s'y rattachant ont été enregistrées correctement et avec exactitude aux fins comptables et de l'information financière.
Toutes les transactions se rattachant aux activités du 125e anniversaire de la GRC qui ont eu lieu à la Division C ont été entrées dans un système comptable manuel plutôt que dans le système de la GRC. De plus, tous les dépôts et paiements ont été faits dans un compte bancaire distinct ouvert par la Division C spécialement pour le 125e anniversaire. La Division n'a pas utilisé le compte du Receveur général et n'a pas obtenu d'approbation pour un compte bancaire ministériel comme l'exige la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Pour ce qui est des commandites reçues par la Direction générale, les reçus et les dépenses liés au premier versement de 200 000 $ ont été traités directement par Gosselin. Gosselin a reçu les commandites et a ensuite payé les dépenses sur réception des factures de la GRC. La GRC n'a gardé aucune preuve de ces reçus et de ces dépenses. La somme restante (800 000 $) ainsi que les dépenses s'y rattachant ont toutefois été traitées par la GRC et inscrites dans le système comptable de la GRC.
Le manque de dossiers financiers appropriés et précis peut entraîner des informations financières peu fiables, une mauvaise prise de décision et des pistes de vérification inadéquates.
