Charte de la vérification interne

1. Introduction

1. Le présent document décrit la fonction de vérification interne de la GRC, y compris son mandat, les moyens pris pour assurer son indépendance et son objectivité, les pouvoirs qui la régissent ainsi que les responsabilités et les fonctions des personnes qui la soutiennent.
2. La Loi fédérale sur la responsabilité et la Loi sur la gestion des finances publiques obligent les ministères à se doter de mesures satisfaisantes de vérification interne et à constituer un comité ministériel de vérification indépendant.
3. La Directive sur les comités ministériels de vérification du Conseil du Trésor, entrée en vigueur le 1er juillet 2009, charge le Comité ministériel de vérification de recommander et d’examiner de façon régulière, une charte de la vérification interne ministérielle aux fins d’approbation par le Commissaire.

2. Mandat

1. La vérification interne est une fonction d’évaluation professionnelle et indépendante qui fournit des conclusions objectives et corroborées sur l’efficacité de la conception et le fonctionnement des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l’organisation.
2. La vérification interne vise tous les systèmes, processus et méthodes de gestion, y compris l’intégrité de l’information financière et non financière.
3. La vérification interne offre une valeur ajoutée en évaluant l’efficacité des mécanismes existants pour garantir que l’organisation atteint ses objectifs tout en démontrant que les décisions sont prises de manière éclairée et responsable pour ce qui est de l’éthique, de la conformité, des risques, de l’économie et de l’efficience, et en présentant des recommandations à ce sujet.
4. La profession de la vérification interne qualifie le rôle décrit ci-dessus comme la fourniture d’une assurance. Ce rôle vise à contribuer au fondement suivant lequel les décideurs exercent la surveillance et le contrôle de leur organisation, font une saine gestion des risques, se concentrent sur les secteurs à améliorer et assurent la reddition de comptes. Par conséquent, la vérification interne adopte une approche rigoureuse, fondée sur les éléments probants, pour déterminer si elle peut fournir l’assurance que les principaux systèmes et processus sont conçus comme il se doit et qu’ils fonctionnent comme prévu.
5. Surtout en complément de leur mission d’assurance et dans leur champ d’expertise, les vérificateurs internes peuvent aussi fournir des services consultatifs. À cet égard, les vérificateurs internes font aussi des recommandations pour régler les problèmes constatés.

3. Indépendence et Objectivité

1. L’indépendance, réelle et apparente, de la vérification interne de tout cadre hiérarchique est essentiellement attribuable à un comité ministériel de vérification indépendant qui comprend des membres compétents et expérimentés provenant de l’extérieur de l’administration publique fédérale et qui peut compter sur l’indépendance organisationnelle du chef de la vérification interne (CVI) responsable de la fonction vérification
2. Les vérificateurs internes doivent faire preuve du niveau le plus élevé d’objectivité professionnelle lors de la collecte, de l’évaluation et de la communication d’informations à propos de l’activité ou du processus examiné. Les vérificateurs internes doivent faire preuve d’une objectivité professionnelle, effectuer une évaluation équilibrée de toutes les circonstances pertinentes et demeurer impartiaux. De plus, leurs décisions ne doivent pas être influencées outre mesure par leurs propres intérêts ou par ceux des autres au moment de façonner leur jugement. Les vérificateurs internes ne doivent pas participer à des activités ou entretenir des liens qui pourraient nuire, réellement ou en apparence, à l’objectivité de leur évaluation. On parle aussi des activités ou des liens qui pourraient entrer en conflit avec les intérêts de l’organisation. Les vérificateurs internes ne devraient rien accepter qui pourraient influencer, réellement ou en apparence, leur jugement professionnel. Ils doivent divulguer tous les faits importants qu’ils connaissent et qui, s’ils n’étaient pas divulgués, pourraient déformer le rapport sur les activités examinées.

4. Pouvoirs

1. Il revient au Commissaire d’établir une fonction de vérification interne à la mesure des besoins de la GRC. Ses pouvoirs à cet égard sont conférés par les instruments suivants :
   1. Loi fédérale sur la responsabilité (12 décembre 2006);
   2. Loi sur la gestion des finances publiques (Partie I.1);
   3. Politique du Conseil du Trésor en matière de vérification interne et Directive sur les dirigeants principaux de la vérification, plans de vérification interne et soutien au contrôleur général (1er juillet 2009).
2. La Directive sur les dirigeants principaux de la vérification, plans de vérification interne et soutien au contrôleur général précise que le bureau du CVI :
   1. aura librement accès au comité ministériel de vérification, de même qu’au président du comité;
   2. aura accès à tous les documents, bases de données, lieux de travail et employés du ministère, et aura le droit, dans le contexte de la planification de la vérification interne ou des missions approuvées, d’obtenir de l’information et des explications des employés et des entrepreneurs du ministère, sous réserve de la législation en vigueur;
   3. pourra s’acquitter pleinement de ses responsabilités, y compris faire rapport de ses constatations au Commissaire, au Comité ministériel de vérification et, s’il y a lieu, au contrôleur général
3. Le CVI conserve l’autorité exclusive de procéder à des vérifications internes à l’échelle divisionnaire, régionale et nationale de la GRC.

5. Responsibilitiés et Fonctions

1. Le Commissaire doit :
   1. établir une fonction de vérification interne adaptée aux besoins de la GRC et qui fonctionne conformément à la présente politique et aux normes professionnelles de vérification interne;
   2. établir un comité ministériel de vérification indépendant dont la majorité des membres proviennent de l’extérieur de l’administration publique fédérale;
   3. nommer un CVI compétent au niveau de la haute gestion, relevant directement du Commissaire, pour diriger la fonction de vérification interne;
   4. approuver le plan ministériel de vérification interne portant sur tous les secteurs à risque élevé et d’importance. Le plan de vérification interne comprendra aussi les risques et les vérifications que le contrôleur général identifiera comme faisant partie de la couverture à l’échelle du gouvernement ou d’un secteur. Le plan comprendra des missions de vérification interne particulières ainsi que des missions visant à étayer le rapport annuel distinct d’assurance globale du chef de la vérification interne sur les processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance;
   5. mettre en place des procédures efficaces afin d’assurer systématiquement une surveillance et fournir une assurance quant à la solidité des processus de gestion des risques, de contrôle et de reddition de comptes au sein des ministères. La Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor contient d’autres exigences relatives aux responsabilités des administrateurs généraux;
   6. tenir compte des résultats des vérifications internes dirigées ou exécutées par le Bureau du contrôleur général (BCG); cela comprend l’obligation de tenir compte, dans l’élaboration des plans de vérification interne, des risques horizontaux répertoriés par le BCG;
   7. s’assurer que le comité de vérification obtient tous les renseignements et tous les documents nécessaires pour s’acquitter de ses responsabilités, sous réserve de la législation en vigueur;
   8. s’assurer que les gestionnaires préparent des plans d’action qui donnent suite de façon adéquate aux recommandations et aux constatations découlant des vérifications internes et que ces plans d’action sont appliqués efficacement;
   9. s’assurer que les rapports de vérification interne terminés :
      1. sont diffusés sans tarder et mis à la disposition du public avec un minimum de formalité;
      2. sont affichés sans tarder et dans les deux langues officielles sur les sites Web du ministère. Ces rapports doivent respecter la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.
   10. s’assurer que le ministre de la Sécurité publique est informé régulièrement des points importants découlant des travaux de vérification interne et de ceux du Comité ministériel de vérification (CMV). Le CMV donnera régulièrement au Commissaire des conseils et des recommandations sur le caractère suffisant, la qualité et les résultats des assurances au sujet des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance (y compris les systèmes de reddition de comptes et de vérification) du ministère. En outre, le ministre de la Sécurité publique se verra offrir, au moins une fois l’an, l’occasion de rencontrer le CMV, avec le Commissaire, pour discuter du rapport annuel du comité de vérification et de toute préoccupation pouvant être soulevée à cet égard ou autrement;
   11. s’assurer que le BCG et ses agents, dans le cadre des responsabilités qui leur sont confiées, reçoivent :
       1. un libre accès aux documents, aux bases de données, aux lieux de travail et aux employés du ministère et qu’ils ont le droit d’obtenir de l’information et des explications des employés et des entrepreneurs du ministère;
       2. les déclarations de la gestion nécessaires à l’appui de la planification, de l’exécution et de la communication des rapports de vérification par le contrôleur général

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2. Le CVI doit :
   1. établir des politiques et des procédures appropriées pour orienter la fonction de vérification interne;
   2. établir des plans de vérification axés sur les risques, qui énoncent les priorités de la fonction de vérification interne, conformément aux objectifs de l’organisation;
   3. s’assurer que le plan interne des missions est fondé sur une évaluation des risques, effectuée au moins une fois l’an et qu’il :
      1. tient compte des commentaires de la haute gestion du ministère, du comité de vérification et du Secrétariat du Conseil du Trésor;
      2. inclut les vérifications internes identifiées par le contrôleur général au titre des évaluations à l’échelle du gouvernement, y compris :
         1. les vérifications annuelles qui portent sur les rapports financiers et d’autres mécanismes de contrôles fondamentaux;
         2. certaines vérifications sectorielles, thématiques ou horizontales à l’échelle du gouvernement.
      3. vise à appuyer la prestation de services d’assurance pour tous les aspects importants des processus de la gestion des risques, de contrôle et de gouvernance;
      4. vise à émettre une opinion annuelle globale quant à l’efficacité et à la pertinence des processus de la gestion des risques, de contrôle et de gouvernance.
   4. coordonner les activités et les plans de vérification interne avec les activités d’autres fournisseurs internes et externes de services d’assurance et de consultation en vue d’assurer une couverture adéquate et de réduire le chevauchement des efforts;
   5. communiquer au Commissaire et au CMV le plan des missions de vérification interne et les besoins en ressources, y compris les changements provisoires importants et les répercussions des restrictions en matière de ressources. Cette communication doit faire part des répercussions liées aux restrictions en matière de ressources;
   6. s’assurer que les ressources affectées à la vérification interne sont appropriées, suffisantes et réparties efficacement pour réaliser le plan approuvé;
   7. s’assurer que les missions de vérification interne sont achevées en temps opportun;
   8. s’assurer que les rapports des missions de vérification interne sont transmis au CMV dans les plus brefs délais;
   9. s’assurer que les vérificateurs internes possèdent les qualifications et les compétences professionnelles appropriées et qu’ils pourront recevoir une formation et un perfectionnement suffisants pour maintenir et perfectionner leurs compétences en matière de vérification interne et obtenir l’attestation de vérificateur interne certifié;
   10. élaborer et maintenir un programme d’amélioration et d’assurance de la qualité qui vise tous les aspects de la fonction de vérification interne et en surveiller l’efficacité de manière continue;
   11. s’assurer, en collaboration avec le CMV et le contrôleur général, que le BCG ou un vérificateur indépendant compétent ou une équipe externe chargée de l’examen, procède à une vérification des pratiques ou à un autre examen externe de la fonction de vérification interne au moins aux quatre ans et que les résultats de cette évaluation externe sont transmis au Commissaire, au CMV et au contrôleur général;
   12. veiller au respect des normes professionnelles de vérification interne;
   13. rendre compte au CMV, au moins chaque année, de la conformité de la fonction de vérification interne aux normes professionnelles de vérification interne;
   14. par suite de discussions avec le Commissaire, informer le contrôleur général dès que possible de toute question relative aux risques, aux contrôles ou aux pratiques de gestion qui peut être importante pour le gouvernement ou qui exigerait l’intervention du Secrétariat du Conseil du Trésor, ou les deux;
   15. offrir des services de secrétariat au CMV, entre autres :
       1. rédiger et, avec l’approbation du président, distribuer les avis et les ordres du jour des réunions;
       2. coordonner la distribution des rapports et des documents connexes qui sont préparés aux fins d’information ou de prise en compte du CMV;
       3. rédiger et distribuer en temps opportun les procès-verbaux des réunions;
       4. servir de lien entre le CMV et la gestion et répondre à toute demande d’information ou de recherche du CMV;
       5. faire la tenue des documents officiels du CMV, y compris les procès-verbaux, les rapports de décision et les rapports préparés par ou au nom du CMV;
       6. au besoin, aider le CMV dans la préparation des rapports et de la correspondance.

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3. Les gestionnaires et les employés du programme vérifié ont les responsabilités suivantes :
   1. faire preuve d’ouverture et de proactivité dans la prestation de l’information se rapportant à une vérification ou à une enquête;
   2. tenir compte des résultats des vérifications internes et externes;
   3. s’assurer que la Sous-direction de la vérification interne de la GRC, le BCG et les vérificateurs externes, dans le cadre des responsabilités qui leur sont confiées, reçoivent :
      1. un libre accès aux documents, aux bases de données, aux lieux de travail et aux employés du ministère et qu’ils ont le droit d’obtenir de l’information et des explications de la part des employés du ministère;
      2. les déclarations de la gestion nécessaires à l’appui de la planification, de l’exécution et de la communication des rapports de vérification internes et externes.
   4. soutenir l’élaboration d’un cadre de vérification en fonction du risque et de plans de mission de vérification quand il le faut;
   5. examiner les rapports provisoires et en discuter, puis formuler des rétroactions et des commentaires sur les faits, les observations et les conclusions en temps opportun;
   6. établir et mettre en œuvre des plans d’action de la gestion en réponse aux recommandations de vérification, et ce, sans tarder.
4. Comité ministériel de vérification
   
   Pour connaître les responsabilités et les fonctions du CMV, consultez la Charte du CMV.