Système d'information sur la gestion des ressources humaines
Sommaire
Le présent rapport contient l'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) pour le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH) de la Gendarmerie Royale Du Canada (GRC). Le SIGRH est un système national qui donne un accès direct aux renseignements des ressources humaines (RH) à l'appui des activités opérationnelles, par la technologie client-serveur et la technologie Intranet-Internet. La portée de cette ÉFVP définit les technologies client-serveur et Web actuellement utilisées ainsi que le développement et la mise en oeuvre d'une architecture Web afin d'assurer un environnement robuste aux 22 000 employés de la GRC qui accèdent au système.
Le SIGRH comporte deux composantes. La première permet aux professionnels des ressources humaines d'accéder au système par une technologie client-serveur pour administrer les fonctions des RH. Les renseignements saisis dans ce but incluent les programmes de prestation et les demandes de prestation, les plans de carrière, les accréditations, les facteurs concernant les promotions et les transferts, les personnes à charge, la discipline, l'éducation, l'équité en matière d'emploi, les griefs, la santé et la sécurité, la déclaration d'accidents, les compétences linguistiques, les congés et les droits à des congés, les données à afficher, les plaintes du public, l'information sur les salaires, les autorisations de sécurité et de fiabilité, les compétences techniques, les pensions de retraite, les examens et les cours de formation. La deuxième composante est un accès en direct aux RH par la technologie Intranet-Internet pour tous les employés de la GRC et un accès par le Web au libre-service des congés, au libre-service des employés et au libre-service des gestionnaires.
Le libre-service des congés permet aux employés de soumettre par voie électronique une demande de congé et aux superviseurs ou gestionnaires de traiter les demandes de congé payé. Tous les employés peuvent utiliser l'application de libre-service pour vérifier le solde mis à jour de leurs congés, voir les demandes détaillées de leurs congés pour l'année financière en cours, demander un congé et modifier une demande de congé déjà présentée. Le libre-service des congés fournit également un mécanisme d'établissement de rapports de la Stratégie d'information financière (SIF).
Le libre-service des employés donne aux employés la capacité de voir et de mettre à jour en direct des renseignements personnels. Ceux-ci comprennent des renseignements relatifs à leur adresse, situation de famille, numéro de téléphone, emploi, historique de l'emploi, formation, réalisations, prix et distinctions, permis et certificats, affiliations, préférences concernant la carrière, les compétences et les langues et la capacité de s'identifier. Assurer ce service aux employés permet de reconnaître des divergences dans les renseignements et de prendre des mesures correctives opportunément. Les renseignements personnels qui requièrent un document officiel en vue de leur vérification ne peuvent être vus que par l'employé et un professionnel des ressources humaines qui effectue les mises à jour.
Le libre-service des gestionnaires leur permet d'accéder jour et nuit, aux renseignements concernant l'emploi et la formation de leurs employés. Les renseignements sur l'emploi comprennent les affectations actuelles et passées dans l'organisation. Les renseignements sur les postes contiennent des détails se rapportant à la création du poste, ses exigences en communication et son profil linguistique. Les renseignements sur la formation comprennent les cours personnels suivis par l'employé, ainsi que les cours offerts par la GRC en rapport avec l'exercice des fonctions. L'accès accordé aux renseignements relatifs à la formation des employés a pour but d'assurer la sécurité du grand public et de tous les employés (es) de la GRC.
L'architecture actuelle de l'application du SIGRH intègre la technologie client-serveur et la technologie Intranet-Internet. Cela demande que les professionnels des ressources humaines accèdent au système en utilisant deux méthodes, soit par le client-serveur pour les fonctions des ressources humaines et par le service Web, par les RH en direct. Cette façon de faire n'est pas efficace pour administrer l'application pour les employés. La mise à niveau de l'application du SIGRH fournira une architecture pure Internet et un environnement plus stable pour son utilisation. Tous les employés accéderont à l'application par un navigateur de leur ordinateur de bureau, en éliminant ainsi la nécessité d'une installation client.
L'un des principaux avantages de la mise à niveau de l'application est l'amélioration de la sécurité. Le SIGRH est une application protégée et la sécurité maximale lui est accordée. Le système Infrastructure à Clé Publique (ICP) sera mis en oeuvre dès que le transfert national sera achevé. Le SIGRH assure des interfaces à des tiers, dont la Compagnie d'assurance Croix bleue, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et le Service canadien du renseignement de sécurité, en vue de fournir des renseignements se rapportant à l'administration des avantages sociaux, de la rémunération et des pensions. Des interfaces sont nécessaires pour fournir les renseignements adéquats requis pour l'administration des activités des RH pour les employés de la GRC et sont ainsi assurées en vertu d'un protocole d'entente (PE) ou d'une loi du Parlement.
La mise à niveau de l'application du SIGRH ne résultera pas dans la collecte de nouvelles données, ne fournira pas de nouvelles interfaces à des tiers ni de nouveaux services aux employés. La GRC a pour but d'assurer aux employés une prestation de service plus rapide et plus efficace, et d'améliorer la crédibilité de l'application. En procurant aux employés un mécanisme pour voir et mettre à jour leurs propres renseignements personnels, il est possible d'atteindre les buts de la prestation de service. L'administration des services est plus opportune et les problèmes d'intégrité des données sont réduits ou résolus. L'utilisation d'une infrastructure qui prendra en charge une architecture Web améliorera l'efficacité de l'application. L'organisation en profitera et bénéficiera d'une méthode crédible pour l'administration de ses ressources humaines.
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